Оцінка ціни інформації.

Специфіка інформації.

Внаслідок унікальних властивостей інформація не підпорядковується таким самим законам, що й матеріальні ресурси і продукти, що призводить до невизначеної ситуації, яка характеризується такими особливостями:

·          Не розроблені принципи власності на інформацію, оскільки по-перше, залишається невирішеним до кінця питання обмеження на розповсюдження інформації, тобто використання інформації одним користувачем не суперечить використанню її іншими (подвійна приналежність – суспільна і приватна); по-друге, як правило, знання закладені в інформаційному продукті особистого використання не можуть зберігатися у таємниці на протязі тривалого часу; по-третє, інформаційні продукти на відміну від інших, не відчужуються від виробника – їх виробництво і споживання практично нерозривні; по-четверте, продавець не позбавляється товару, а тиражує його серед користувачів, які отримують до нього доступ після купівлі.

·          Практично відсутня властивість “витрачання“, якою характеризуються всі матеріальні продукти. Інформацію можна розглядати, як ресурс або частину оборотних коштів і одночасно її частина використовується, як основні засоби, що створює складності при визначенні вартості обслуговування користувачів.

·          Вартість інформації, на яку опираються у торгівлі інтелектуальними продуктами, не завжди має однозначне вирішення через динамічну зміну життєвого циклу інформаційних продуктів. Крім того на відміну від матеріального виробництва, розповсюдження і тиражування інформаційного продукту обходиться відносно дешево, а на його створення потрібні значні хоча і одноразові вклади.

·          Для інформаційних продуктів характерне урізноманітнення форм представлення за рахунок розробки додаткових послуг чи супровідних продуктів з метою ширшого охоплення різних груп споживачів (наприклад, обслуговування специфічних процесів, обробка додаткової інформації та інше).

·          Не розроблено методики оцінки цінності інформації, більше того відсутні єдині критерії визначення ефективності інформаційного забезпечення. До найбільш дискусійних в сучасній економіці відносяться питання про ціну на інформацію.

Визначення ціни виходячи з граничної вартості.

Сучасні концепції управління, які орієнтують організації на оптимізацію процесів функціонування для задоволення конкретних потреб споживачів і тим самим дозволяють одержувати конкурентні переваги, отримують все більше застосування в менеджменті. Такі концепції вимагають постійного відслідковування внутрішньої ситуації та змін у зовнішньому середовищі, зокрема на ринку,  з метою цілеспрямованого зменшення невизначеності в знаннях у керівників організацій. А це насамперед вимагає забезпечення інформацією управління. Відповідно до семіотичної теорії інформація - це відомості або знання, що зменшують невизначеність. Але оскільки, як правило, керівник (організацій) не має всієї необхідної інформації в тій чи іншій конкретній ситуації, потрібно отримувати її ззовні, а інакше кажучи, її купляти. В зв'язку з цим виникає питання про ціну інформації.

Відповідно до однієї з точок зору ціни на товари встановлюються виходячи з граничної вартості, мінімальної для одиниці товару, що покупець згоден сплатити, поки той ще приносить йому хоча б якусь користь. Звідси випливає, що вимірювати граничну вартість треба шляхом роздрібнення товару на визначені частини, одиниці. А яка одиниця може служити для виміру інформації - біт, байт, стандартна машинописна сторінка? Але ж інформація не зводиться лише до кількісних характеристик, тому що її якість її різна. Крім того, закономірне і таке питання: чи допускається у відношенні інформації закон зменшення корисності або, іншими словами, чи дійсно при придбанні додаткової інформації її корисність зменшується? Очевидно, що вартість інформації з одного боку це її грошове вираження, тобто ціна, і з іншого боку це та ціна, якою в даний момент вона володіє. Розглянемо підходи до визначення вартості інформації, що використовується в системах управління, запропонованих американським економістом Дж. Кантера.

Приклад перший - складські системи. Наявність певної інформації дозволило створити систему, що дає економію на товарних запасах у 200 тис. дол. Витрати на функціонування системи складають 15% загальних витрат на збереження. Вартість інформації в цьому випадку визначається, як 0,15х200 000=30 тис. дол.

Приклад другий - система стратегічного планування. Тут ціною інформації буде вартість її придбання ззовні (у зовнішньої організації). А граничною вартістю інформації є розмір економії, отриманий від її застосування. Керівництво організації змушене оцінювати інформацію на основі вартості її придбання і граничної вартості, визначити яку насправді вкрай складно. У цьому випадку вартість інформації, як товару, визначається працею, вкладеною в її виробництво, тобто витратами на виробництво.

Визначення вартості інформації з погляду оцінки можливого прибутку або економії від її використання.

Стан питання визначення вартості інформації з погляду оцінки можливого прибутку або економії від її використання тісно пов’язане з такими чинниками, як от характер, вартість, значення. Це можна пояснити наступним:

·                   По-перше, організаціям необхідна інформація, що вирішальним чином могла б вплинути на процес управління і функціонування. При її відсутності процес управління неможливий. До такого типу інформації відносяться відомості про ціни на ринках і промислових стандартах у країнах, де організація веде свій бізнес. Особливою є інформація неекономічного характеру, наприклад про внутрішньополітичні кроки уряду, що впливають на ведення бізнесу.

·                   По-друге, як розрахувати ефект від застосування отриманої інформації? Мова, звичайно, не йде про промислове шпигунство, коли сума економії від придбання інформації (скажемо, про новий промисловий зразок) прямо залежить від засобів і часу, що були б витрачені на розробку аналогу. Питання полягає в тому, щоб визначати економію від залучення в процесі управління організацією інформації, отриманої за допомогою маркетингових досліджень. Самі по собі результати таких досліджень мало що значать для успіху (або неуспіху) бізнесу. Важливо, наскільки правильно керівництво використає маркетингові дослідження для планування своєї діяльності і управління. Більше того, успіх залежить також і від того, наскільки точно будуть виконані плани і, як швидко вони зможуть корегуватися при зміні зовнішньої ситуації. Природно припустити, що в різноманітних організацій у випадку застосування одної і тієї ж вихідної інформації при веденні бізнесу результати будуть різними. Відповідно й економія від цієї інформації буде відрізнятися, що обумовлюється комплексом внутрішніх чинників у кожній конкретній організації. Таким чином, ситуація не зводиться лише до забезпечення організації інформацією. А оскільки розмір економії неоднаковий, то і гранична вартість одної і тієї ж інформації буде різною.

·                   По-третє, сама інформація несе в собі ряд якісних розходжень. І взагалі інформація, як щось, що сприяє зменшенню рівня ризику від ухвалення рішення, має неоднозначний характер. Ця неоднозначність полягає в тому, що одних даних, що відбивають об'єктивно існуючі факти, для ухвалення рішення мало, потрібно ще їхня відповідна інтерпретація, тобто створення і коректування моделі поводження організації і її навколишнього середовища відповідно до цих даних. Без такої моделі план дій організації скласти неможливо. Щоб така інтерпретація відбивала реальний стан справ і була корисною для практичного прийняття рішень, необхідна ще і додаткова інформація для зниження рівня початкової невизначеності. Придбання додаткової інформації призводить, як правило, до серйозних витрат. Причому, заздалегідь дуже рідко відомо, наскільки прибуток, отриманий від залучення цієї інформації, окупить витрати, пов'язані з її одержанням. Якщо розвивати цей логічний ланцюжок далі, тоді побачимо, що для максимального зменшення непевності при прийнятті рішень буде потрібна безконечна кількість інформації. Таким чином, можна зробити висновок, що потреби керівництва будь-якої організації в інформації практично не обмежені. Проте існує й інформація, застосування якої в бізнесі дозволяє чітко визначити суму додаткового прибутку, що було проілюстровано в наведеному раніше прикладі зі складуванням. Там, де можна обчислити величину економічного ефекту і вартість витрат на інформацію, ефект від застосування нового методу розраховується, як різниця між розглянутими величинами.

Інформація сприяє зменшенню невизначеності вибору рішень, які забезпечують існування і функціонування будь-якої системи (компанії, бізнесу, нарешті, конкретного людини) у навколишньому світі. Вона забезпечує раціональне формування товарних потоків в організації. Цей процес для організації важливий і необхідний, оскільки існує зв'язок між виживанням організації і поліпшенням її внутрішньої організації. Таким чином відомості формально можуть вважатися новою інформацією, оскільки раніше не були відомі керівництву організації. Але вони насправді не є дійсно новою інформацією, оскільки не містять нічого, що могло б зменшити непевність при прийнятті рішень про те, як повинна діяти організація далі, щоб забезпечити виживання й успіх.

У класичному маркетингу це питання розглядалося і знайшло своє відображення у поділі маркетингової інформації на внутрішню і зовнішню. Але класичний маркетинг не класифікує різноманітні види необхідної інформації за важливістю, не дає методики її добору і сортування, зокрема, що добувати в першу чергу, а що в останню. А це дуже важливо, оскільки ресурси будь-якої організації, як правило, обмежені і перед нею стоїть питання, як краще розподіляти ресурси. До того ж не завжди існує можливість, коли поліпшення лише внутрішніх фірмових параметрів, наприклад тієї ж раціоналізації товаропотоків, дасть більший економічний ефект, ніж збір інформації про нові параметри ринку. Таким чином, керівництво організації практично не може обійтися без інформації, які добувають маркетингові підрозділи організацій, для зменшення ризику під час прийняття рішень.

 Із сказаного випливає висновок: підхід до визначення вартості нової інформації для управління організацією (нової в описаному вище змісті) із погляду оцінки можливого прибутку або економії від її використання неможливо чітко обгрунтувати. Лише в дуже невеликому числі випадків можна лише орієнтовно обчислити розмір такого прибутку або економії.

Визначення ціни інформації, як суми витрат на її придбання.

На практиці переважна більшість організацій підходить до оцінки витрат на інформацію виходячи насамперед із своїх реальних можливостей і ціни на послуги “продавців“ інформації, наприклад організацій, що ведуть маркетингові дослідження. А оскільки в управлінні будь-якої організації існує градація важливості витрат, то фінансування придбання інформації (простіше говорячи, виділення засобів на проведення маркетингових досліджень) здійснюється в більшості випадків, або по залишковому принципі, або ж на основі екстраполяції рівня старих витрат.

Перед тим, як купувати інформацію, організація повинна визначити, що саме вона повинна придбати. Допустимо, це питання вирішене. Тоді перед керівництвом організації підводиться таке питання: скільки організація може витратити на її придбання? Постановка цього питання сама по собі є свідчення, що організація свою інформаційну діяльність фінансує по залишковому принципі. Проблема вибору зводиться до того, якими шляхами можна одержати необхідну інформацію і який із них найбільше вигідний (тобто найдешевший). У цьому випадку граничну вартість інформації можна визначити, як мінімальну ціну, що організація може заплатити за придбання відповідної інформації. Але потреби управління в інформації безмежні. Придбання додаткових відомостей потребує все нових і нових засобів, у той час, як насичення ними не наступає (зрозуміло, мова йде не про кількісне насичення - можливості пропустити через управлінський апарат той чи інший обсяг інформації у вигляді звітів, доповідей, паперів і ін.). Тут поняття “гранична вартість“ взагалі втрачає зміст і починає діяти трудова теорія вартості - за інформацію просять стільки, скільки затратили на її придбання, плюс якусь норму прибутку. На практиці це проявляється в тому, що ціни на консультаційні і маркетингові послуги ростуть, дещо випереджуючи поточні темпи інфляції.

Проте питання на якій підставі визначати реальну вартість інформації все-таки залишається. Класичні посібники по торгівлі інформацією, як правило, притримуються розглянутої вище схеми встановлення плати за інформацію відповідно до трудових витрат на її здобування і радять не захоплюватися визначенням вартості проданої інформації “по конкретному результату“ (тобто відповідно до суми економії або додаткового прибутку).

Використання інформаційного коефіцієнта корисної дії (ККД) для оцінки інформації.

Потреба в інформації в будь-якій системі (компанії, організації, бізнесу або економіки в цілому) первинна, але необхідний мінімальний обсяг споживаних зведень визначається умовами її виживання - тим максимально допустимим рівнем невизначеності, що вона може собі дозволити, щоб вижити. Тут під обсягом розуміється не обсяг інформації, виражений в байтах або машинописних сторінках, а розмаїтість знань про навколишній світ, що освітлюють його з достатньою повнотою. В цьому випадку обсяг інформації, що отримується системою, повинна визначатися не стільки максимально можливим розміром ресурсів, які вона спроможна виділити на одержання додаткових відомостей, скільки її спроможністю їх сприйняти, осмислити і якісно переробити. Саме ця спроможність - “інформаційний ККД системи“ - обумовлює раціональний розмір ресурсів, що потрібно виділити для придбання додаткової інформації.

Наприклад, припустимо, що існує деяка організація, перед якою стоїть задача спланувати свій бюджет. Керівництво організації з великою часткою впевненості може спланувати (хоча б на рівні простої екстраполяції старих результатів), скільки вона спроможна виробити і продати продукції, розмір прибутку і витрати. Але після затвердження цих статей бюджету піднімається питання, яка частина засобів організації піде на заходи, пов'язані з маркетингом, у тому числі і на одержання інформації? Найчастіше виділяють, користуючи методом екстраполяції - стільки ж, скільки й у минулі періоди часу. При цьому виходять із таких міркувань. Якщо обсяг засобів, що виділяються, зменшити, то очевидно, що інформації для ухвалення рішення не вистачить і організація не зможе функціонувати. Збільшення ж цього обсягу, звичайно, може призвести до успіху, але лише в тому випадку, якщо вся додатково добута інформація буде адекватно сприйнята і перероблена органами управління. Останнє, природно, не означає, що чим більше комп'ютерів у організації, тим вона успішніше переробляє інформацію. Переробити інформацію - це означає перетворити її в щось таке, що сприяє виробленню правильних рішень. Оскільки апарат управління будь-якою організацією має обмежену пропускну спроможність (згадуваний вище “інформаційний ККД“), тоді надлишок інформації – це гроші, викинуті “на вітер“. Тривіальним і, як не дивно, надійним рішенням у таких випадках є залишити все, як є. Можна, звичайно, удосконалювати апарат управління організацією, але чи окупиться це?

Якщо підходити до потреби організації в інформації, як до функції спроможності її переробки, то поняття “вартість інформації“ і відповідно “ціна інформації“ одержують дещо інший зміст. Ціною інформації в такому випадку буде той параметр, що характеризує її важливість для споживаючої системи. Критерієм важливості в цьому випадку виступає не економія від використання добутої інформації, не додатковий прибуток від її застосування, а те, наскільки вона ефективно може бути перероблена в системі. Природно, що такий критерій задається самою системою, тим, наскільки добре вона пристосована до переробки інформації.

Звичайно вважається, що ефективніше замовляти або одержувати готові результати маркетингових досліджень, ніж самому їх проводити. Аргументом на користь такої думки є твердження, що спеціаліст, що займається маркетинговими дослідженнями, краще знає методику їх проведення й ефективніше може їх організувати. Але це означає, що система управління замовника погано пристосована до переробки інформації, тобто що організація, яка володіє вихідною “сировиною“ для обробки, просто не спроможна відсівати зайву інформацію, що надійшла на переробку, чи з достатньою якістю, чи в необхідні терміни. Спеціаліст ж є тією “системою“, що знає технологію відсіву зайвої й об’єднання необхідної інформації, тому його робота ефективніша.

Таким чином, можна зробити такі висновки. По-перше, коли система спроможна достатньо гнучко перебудовувати свої процеси переробки інформації, можливе скорочення її вартості (ефективність переробки буде підвищуватися). По-друге, така перебудова системи можлива і доцільна лише в тому випадку, коли розроблені універсальніші правила, відповідно до яких варто переробляти інформацію без застосування додаткових сил і засобів. Організації, що зможуть організувати свій процес управління таким чином, без сумніву, одержать значні переваги.

Модель сукупної вартості володіння інформаційними технологіями (Total Cost of Ownership).

Для прикладу розглянемо визначення вартості інформаційних технологій, які пропонують фірми MicroSoft  і Interpose. Принципи формування їх ціни базуються на таких позиціях:

·       Рішення про інвестиції в інформаційні технології приймаються, виходячи з економічної доцільності, яка визначається вигодою, ризиком та затратами.

·       Ріст затрат веде до пропорційного підвищення ефективності праці співробітників та гнучкості.

·       Надмірна економія веде до збільшення часу простоїв і числа звертань за технічною допомогою.

·       Як правило, оцінюються середні затрати організації для конкретного середовища у порівнянні з середньогалузевими на одного клієнта.

Підхід фірм MicroSoft  і Interpose припускає, що витрати на програмно-апаратні засоби пов’язані з статтями затрат на технічну підтримку, навчання і простої. Допустимо, що модель сукупної вартості володіння інформаційною системою дозволяє виміряти цей показник  і напряму використовувати його для розробки дійових планів покращання структури витрат на інформаційні технології. Суть наповнення цієї моделі включає такі складові етапи:

·       Аналізуються складові затрат для кожного типу фондів (комп’ютерної техніки та засобів зв’язку).

·       Здійснюється класифікація фондів (по типах комп’.терів. по видах операційних систем і т.д.).

·       Враховуються всі особливості кожного типу фонду.

·       Загальні витрати на інформаційні технології діляться на дві групи: прямі і непрямі затрати.

Прямі витрати охоплюють:

·       Апаратно-програмні засоби (капітальні вкладення і відрахування по ліцензіях на нові системи, модернізацію і обновлення).

·       Підтримку функціонування (служба технічної підтримки, навчання, матеріально-технічне постачання, договори на обслуговування і підтримку, накладні витрати).

·       Поточний супровід (створення прикладних пакетів, тестування і підготовка документації, в тому числі нових проектів, адаптація до вимог замовників та обслуговування).

·       Оплата комунікаційних засобів (виділених ліній зв’язку і доступу до серверів інформаційних сховищ)

Непрямі витрати (кінцеві користувачі здійснюють підтримку самостійно і один одному):

Зв’язані з кінцевими користувачами (самодопомога, звертання до колег, нерегулярне вивчення певних матеріалів)

Простої (втрати пов’язані з плановими і вимушеними ремонтами).

 

Формалізовані та машинно-орієнтовані інформаційні структури.

Формування зв’язків для передачі повідомлень.

В практиці функціонування організацій для передачі інформації використовують усну мову, письмові повідомлення і слаботочний зв’язок: провідний (телетайп, телеграф, телефон, комп’ютер) і безпровідний (радіо, радіорелейний, телевізійний, супутниковий). При передачі інформації дуже важливо забезпечити її захищеність від спотворень, тобто здатність протидіяти перешкодам. Випадкові перешкоди можуть виникати через чисто фізичні причини (наприклад, погана чутливість при розмові по телефону), а також через помилки при кодуванні чи декодуванні повідомлень. Крім того, можливий, так званий семантичний шум, тобто спотворення при інтерпретації повідомлення, або ж свідоме спотворення чи дезінформація (наприклад, приписки в звітах). Захист від спотворення підвищується за рахунок надлишковості інформації, що забезпечує більшу надійність передачі. Обернена її величина - змістовність. Так, наприклад, скупа мова телеграми змістовніша, ніж письмовий твір про одну і ту ж подію. Але при збільшенні змістовності зменшується захищеність від спотворень.

З точки зору регламентації розрізняють спрямовані та неспрямовані інформаційні зв’язки. Спрямовані зв’язки відповідають адміністративно-організаційній структури системи управління, строго регламентуються і створюють комунікаційну мережу. Неспрямовані зв’язки людина створює самостійно, самостійно шукаючи потрібні відомості в архівах, бібліотеках, книжках, журналах, на виставках, конференціях і, так далі. Збільшення неспрямованої інформації дозволяє значно скоротити обсяги спрямованої без шкоди для якості управління. Проте, таке зростання, як правило, проводиться при децентралізації управління і вимагає знання шляхів отримання неспрямованої інформації, легкості доступу до неї та її сприйняття, а також зацікавленості споживача в цій інформації.

Класифікація повідомлень

По спрямованості (по відношенню до даної управлінської системи) повідомлення звичайно розділяють на вхідні (джерело знаходиться в зовнішньому середовищі, споживач в системі), вихідні (споживач - в зовнішньому середовищі, джерело - в системі), внутрішні (джерело і споживач знаходиться в системі) і проміжні (використовуються лише для подальшої обробки), внутрішньосистемні (споживач і джерело в середовищі). При цьому деколи вихідні та внутрішні повідомлення об’єднуються під загальною назвою внутрішня інформація, оскільки вони характеризують стан даної системи. В той же час вхідні повідомлення, що оцінюють стан і реакцію середовища, називають зовнішньою інформацією.

По перетвореннях повідомлення поділяють на неперетворювані (первинні) і перетворювані (похідні). У цьому випадку повідомлення, що не змінилось при проходженні середовища, доцільно вважати тотожньо перетвореними, тобто такими, що отримали тільки затримку в часі (лаг). Похідна інформація завжди отримується внаслідок перетворення первинної чи проміжної інформації, де первинна інформація є результатом прямого сприйняття властивостей реальності.

По видах перетворення повідомлення можна виділити агрегування (укрупнення), “відсікання” (тобто фільтрацію деяких даних), сортування та групування і т.д.

Перетворення повідомлень класифікують і за ступенем завершеності: результат може бути кінцевим чи проміжним, тобто використовуваним лише для наступної обробки і таким, що не має самостійного значення.

По режиму передачі розрізняють повідомлення в залежності від інтервалів між їх послідовними прибуттями чи відправленнями. Насамперед необхідно відрізняти неперервну інформацію від дискретної, для якої характерна наявність вказаних інтервалів. При рівності цих інтервалів повідомлення можна вважати періодичними (вони в свою чергу діляться у відповідності з розміром інтервалу - рік, місяць, зміна), в іншому випадку їх називають неперіодичними. Неперіодичні повідомлення можуть бути повторюваними (з визначеними або випадковими інтервалами) і разовими.

По часу, що відображається в повідомленнях, їх ділять на проспектні (про майбутні події - прогнози, проектні та директивні плани і т.д.) та ретроспективні, тобто такі, що містять повідомлення про минулі події (наприклад, звіти з можливим поділом на аналітичні та облікові повідомлення. До аналітичних повідомлень, зокрема, відноситься інформація про відхилення процесу від запланованого режиму).

По стабільності розрізняють повідомлення з постійною інформацією (які довгий час не змінюють своє значення), умовно-постійною інформацією (якщо інтервал часу між однорідними повідомленнями більший чи рівний тривалості циклу управління), умовно-змінною інформацією (вся інша інформація - наприклад, нормативи затрат праці).

Для оцінки рівня стабільності інформації використовують коефіцієнт стабільності k_ст , який розраховується за формулою:

де ІС_заг – загальний обсяг інформації (в логічних елементах);

 ІС_зм – обсяг інформації (в логічних елементах), яка змінює своє значення за розглядуваний період (год).

Якщо значення коефіцієнта стабільності не менше 0,85, інформаційну сукупність вважають умовно-постійною.

Інша класифікація, пов’язана з стабільністю даних, передбачає їх поділ на оперативні (облікові, що виникають при відображенні стану системи чи середовища в певний момент); нормативні (характеризують можливі результати розвитку процесу в певний період) і регламентуючі (встановлюють необхідні параметри розвитку процесу, що визначаються управлінськими рішеннями). Вважається, що планові і нормативно-довідкові дані, що містять також затверджені розцінки і тарифи, разом складають умовно-постійну інформацію, а оперативні - змінну.

Документаційне забезпечення управлінської праці.

Документи – це найпоширеніші носії інформації. Повідомлення, зафіксоване на будь-якому носії називають документом. Документ – це інформаційне повідомлення в паперовій, звуковій чи електронній формі, оформлене по певних правилах та завірене у встановленому порядку. Документаційне забезпечення управлінської праці здійснюється шляхом ведення діловодства. Документобіг – це система створення, інтерпретації, передачі, прийому, архівування документів, а також контролю за їх виконанням і захисту від несанкціонованого доступу. Тому потрібно прагнути покращити форму документів, використовуючи типові та уніфіковані форми, зменшувати їх кількість і пристосовувати до автоматизованої обробки інформації. Остання вимога підкреслює необхідність уніфікації документів. Кожен документ складається з окремих складових елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розміщених в документі визначеним чином, складає його формуляр. На даний час існує понад двадцяти реквізитів, їх кількість в документі залежить від типу конкретного документу. Перелік реквізитів документу приведений в таблиці 4 (додаток). Здійснення документаційних процесів пов’язано із створенням, збереженням, передачею та використанням великих масивів документованої інформації. Найефективніший шлях скорочення трудових затрат полягає у впровадженні в практику ділової діяльності інформаційних технологій. Для наочності і швидкого вивчення порядку складання і обробки окремих документів, а також для прискорення навчання цих процесів можуть використовуватися оперограми і маршрутно-технологічні карти, технологічні ланцюжки, графіки, схеми, документограми. Побудова подібних форм, як правило, становить перший етап розробки комплекту уніфікованих документів, уніфікації їх текстів.

Особливістю аналізу документопотоків є дослідження не тільки процесів обробки документів, але й попередніх їм етапів формування змісту проектів документів та надання документам юридичної сили. Зразок маршрутно-технологічної карти підготовки ініціативного листа з повідомленням про проведення конференції наводиться нижче:

Таблиця 1

Маршрутно - технологічна карта підготовки ініціативного листа з повідомленням про проведення конференції для 100 адресатів на двох листах.

№	Назва операції	Виконавець	Норма часу на операцію, хвилин	Середньомісячна зарплата	Розрахована величина вартості
1	Видача доручення	Керівник	5
2	Отримання доручення	Спеціаліст	5
3	Підготовка проекту листа-повідомлення	Спеціаліст	90
4	Друкування проекту	Секретар	7,5
5	Узгодження з керівником віддрукованого тексту	Спеціаліст Керівник	10 10
6	Корекція проекту листа	Керівник	5
7	Передрук виправленого тексту листа	Секретар	5
8	Звірка віддрукованого тексту	Спеціаліст	3
9	Візування проекту	Спеціаліст Керівник	5 5
10	Затвердження документу заступником директора організації	Секретар Заступник директора	5 5
11	Передача документу на реєстрацію	Секретар	10
12	Реєстрація документу	Секретар Інспектор	5 5
13	Оформлення замовлення на розмноження	Спеціаліст	3
14	Передача документу на розмноження	Секретар	10
15	Розмноження листа в 100 екземплярах	Оператор	120
16	Завірення копій листа	Секретар	120
17	Складання списку на розсилку	Спеціаліст	40
18	Завірення копій листа	Секретар	25
19	Складання списку на розсилку	Секретар	25
20	Підбір екземплярів листа	Секретар	60
21	Обробка документів для відправлення	Експедитор	120
22	Підшивка в справу екземпляру листа	Інспектор	5

 

Оперограми представляють графічну інтерпретації процесів створення документів , як по операціях формування в них інформації, що в них міститься, так і по операціях обробки носіїв інформації. З допомогою оперограм можна систематизувати зміст, раціоналізувати маршрути документів, визначати види робіт по документуванню управлінських процесів.

Таблиця 2

Витримка з оперограми підготовки та прийняття рішення.

 

На основі документограм визначається кількість документів в структурному підрозділі організації, склад виконавців, порядок руху документів, трудомісткість їх обробки. Розглянемо документограму управління цехом.

Таблиця 3

Документограма управління цехом.

Показники	Найменування документів
	Квартальний бізнес-план	Місячний план-графік завдання	Звіт про виконання добового завдання	Звіт про виконання змінного завдання
Періодичність	4 рази/рік	12 раз/рік.	2 рази/день	1 раз/день
Кількість документів на рік	80	140	1080	510
Робочі місця
Контрольні місця
Начальник зміни
Диспетчер
Планово-диспетчерське бюро
Начальник цеху
Планово-диспетчерський відділ
Економічний відділ
Директор

 

Автоматизація документообігу полягає в комплексній автоматизації задач розробки, узгодженні, поширення, пошуку та архівного збереження документів організації. Постійне збільшення обсягів інформації необхідної для прийняття правильного управлінського рішення призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають неефективними. Згідно даних компанії Delphi, 15%  паперових документів втрачається без сліду і для їх пошуку співробітники гублять до 30% свого робочого часу. При переході до електронних документів і автоматизації документообороту зростання продуктивності працівників збільшуються на 25-50%, зменшується час обробки одного документу більше ніж на 75%, зменшуються витрати на оплату площі для збереження документів на 80% (оцінка Norton Nolan Institute).

Інформаційна мова.

Обробка економічних задач закінчується складанням різних статистичних зведень, таблиць, відомостей, в яких інформація групується на основі певних систем класифікації та кодування. Саме тому вирішення більшості задач інформаційного забезпечення тісно пов’язується з вибором або побудовою інформаційної мови системи, використанням централізовано розроблених або створенням власних класифікаторів і шифрів інформації, що обробляється. Під інформаційною мовою розуміють такий засіб формалізованого опису техніко-економічних даних, який дозволяє використовувати в процесі обробки на ЕОМ зміст тих чи інших показників та повідомлень. Застосування інформаційної мови створює певні вигоди для автоматизованої обробки інформації. Інформаційні мови відрізняються від природних перш за все своєю однозначністю. Кожному змістовному значенню ставиться у відповідність лише одна послідовність знаків. Їх використання дозволяє в явній формі виразити об’єднання змістовних понять (наприклад, поняття виду - “загальні обсяги робіт” і “темп росту обсягів робіт”). Крім того, суттєво обмежуються можливості неоднозначності і надлишковості за рахунок вилучення синонімів і застосування чітких правил синтаксису, які визначають певний порядок розміщення знаків у записах. Синоніми - це декілька термінів, які використовуються для позначення одного і того ж об’єкту чи поняття (наприклад, “ввід в дію” і “ввід в експлуатацію”). Використання інформаційної мови також забезпечує усунення омонімії та полісемії. Омоніми - це два слова, які однаково вимовляються, але не мають між собою нічого спільного (наприклад, “замок” і “замок”). Полісемія означає перенесення найменування одного предмету на інший, який має з ним деякі спільні ознаки (наприклад, “бюро”).

Основні вимоги до інформаційних мов полягають у більшій строгості в порівнянні із природною, легкості у вивченні, а також можливості простої модифікації при зміні мови документів або вимог користувачів. Використання інформаційної мови забезпечує впорядкування технології і класифікації техніко-економічних даних, полегшує дослідження і формування складу і структури інформаційного середовища та визначення його найдоцільнішої структури, спрощується встановлення взаємозв’язків між різними інформаційними системами організації.

Класифікація інформації.

Класифікація і кодування інформації використовується для скорочення описової частини різноманітних відомостей, які зберігаються, обробляються і передаються.

Класифікація - це впорядкування об’єктів заданої множини (предмети, поняття, властивості та інше). Ознака подібності або відмінності об’єктів, яка використовується, називається основою класифікації. Сукупність правил впорядкування утворює систему класифікацій.

Основні вимоги до системи класифікації:

·     достатня ємність, яка дозволяє врахувати всю множину об’єктів класифікації;

·     гнучкість, яка дозволяє розширити цю множину без порушення структури класифікації;

·     економічно виправдана глибина класифікації;

·     можливість вирішення всіх задач;

·     можливість комплексного вирішення всіх задач, які можуть виникнути в даній організації;

·     простота введення класифікатора і автоматизація цього процесу.

Розрізняють ієрархічну і фасетну систему класифікації.

Ієрархічна система класифікації встановлює відношення підпорядкування між класифікаційними визначеннями, тобто спочатку по певній ознаці виділяються великі групи, кожна з яких в свою чергу у відповідності визначеною ознакою ділиться на дрібніші і т.д.

Фасетна система класифікації передбачає поділ початкової множини об’єктів на ряд незалежних груп у відповідності з різними ознаках або ж по їх сукупності. Весь набір ознак формується у паралельні фасети. В цьому випадку групи утворюються різними комбінаціями числових характеристик ознак, взятих з відповідних фасетів. Порядок розміщення фасетів при формуванні тієї чи іншої групи залежить від поставлених задач.

В результаті застосування будь-якої з даних систем класифікації або ж їх суміщення створюється класифікатор, який має обмежену сферу дії у вигляді систематизованого набору найменувань груп об’єктів і ознак, а також їх шифрів. Під шифром (кодом) розумітимемо позначення об’єкта або групи у вигляді знаку або комбінації знаків, тобто букв, цифр або чисел згідно правил встановлених системою кодування.

Для прикладу можна навести побудову ідентифікаційного номеру платника податків –перший і другий знак означають територію, третій та четвертий – номер державної податкової служби, останні – номер платника податків і контрольний розряд. Коди організацій присвоюються державними органами статистики. Складається з трьох блоків: реєстраційний номер, назва організації, відомча, територіальна та галузева приналежність організації.

Кодування інформації

Кодування - це процес присвоєння об’єкту шифру або коду, який замінює звичайний запис. Метою кодування є представлення інформації в компактнішій і зручнішій формі, що є необхідним при записуванні даних в документі, перенесенні їх на машинні носії, передачі і обробці з допомогою ЕОМ.

Системи кодування, які застосовуються в реальних інформаційних системах, повинні володіти рядом властивостей, найважливішими з яких є:

·     однозначність - шифр однозначно описує певну кількість інформації, яка має завершений зміст;

·     уніфікація - для всіх типів інформації створена єдина структура шифрів;

·     зв’язність - забезпечує просте перешифрування в загальноприйняті системи шифрів;

·     компресія - в деяких допускає випадках скорочення кількості знаків в шифрах;

·     дешифрованість - дозволяє раціонально відшуковувати інформацію по заданому шифру а також сортувати її по заданому признаку і редагувати по шифрах (без вияснення змістовного боку інформації).

Крім того, повинні передбачатися деяка надлишковість і гнучкість, які б забезпечували можливість розширення і внесення необхідних змін без порушення прийнятої структури класифікації.

Для кодування слід використовувати, як правило, десяткові цифри і букви, що полегшує обробку даних людиною і за допомогою комп’ютера. Бажано, щоб шифр мав по можливості мінімальну довжину, що спрощує заповнення і перевірку документів, а також зменшує необхідний обсяг пам’яті, кількість помилок і час обробки на комп’ютері.

Розрізняють чотири системи кодування техніко-економічної інформації. Перші дві - послідовна і паралельна - побудовані на попередньо здійсненій класифікації і тому називаються класифікаційними, наступні дві - порядкова і серійно-порядкова - називаються реєстраційними.

Послідовна система кодування відповідає ієрархічній системі класифікації. Її основна відмінність полягає в тому, що шифр будь-якого розміщеного нижче групування утворюється шляхом додавання його коду до коду вище розміщеного групування. Ця система досить інформативна, але, як правило, шифри мають велику довжину і складну структуру, в зв’язку з цим вона використовується лише при незначних змінах техніко-економічної інформації. Її застосовують, наприклад, в класифікаторах галузей економіки, органів державного управління.

Паралельна система кодування (її також називають розрядною, позиційною) ближча до фасетної системи класифікації. Для позначення того чи іншого фасету виділяється певний розряд або група розрядів шифру; при цьому, на відміну від послідовної системи, немає залежності ознаки, записаної в одному розряді, від тих, що записані в інших розрядах. По шифру неважко відтворити набір ознак, які характеризують об’єкт.

Таким чином, паралельна система забезпечує багатоаспектну класифікацію і кодування. Недолік - менша, ніж при послідовній системі інформативність.

Порядкова система кодування - найпростіша. Кожен об’єкт отримує черговий номер, який ще не зайнятий і відтепер буде його шифром., як правило, для зручності обробки інформації використовують рівномірний код, який містить в усіх випадках однакову кількість розрядів (наприклад, 0014, 2132, 0814 і т.д.).

Порядкова система найпростіша для ідентифікації (однозначного визначення об’єкта з допомогою шифру), шифри мають малу довжину. Її недолік - повна відсутність в шифрі будь-якої інформації про об’єкт і складність автоматичної обробки даних для отримання результатів. Тому порядкова система, якщо і використовується в чистому вигляді, то лише при невеликій кількості об’єктів і при використанні однієї ознаки.

Серійно-порядкова система кодування застосовується або, як розвинута порядкова, або у вигляді суміщення ієрархічної системи класифікації з порядковою системою кодування. В першому випадку при наявності двох і більше ознак об’єкти діляться на групи і кожній групі виділяється серія номерів, які і присвоюються в реєстраційному порядку. Таким чином, одна група може отримати номери від 001 до 075, друга - від 076 до 120 і т.д.

В іншому випадку для ознаки виділяється окремий розряд або декілька розрядів шифру, а реєстрація здійснюється в межах виділених серій номерів.

В більшості випадків використовуються комбінації наведених систем класифікації і кодування.

При розробці системи класифікації і кодування треба враховувати існуючі централізовано підготовлені єдині класифікатори і шифри, які затверджені, як обов’язкові для галузі або країни в цілому. Загальнодержавними класифікаторами всебічно охоплюються дані про трудові і природні ресурси (професії робітників, посади службовців, спеціальності по освіті, корисні копалини, гідроенергетичні ресурси та інші), продукти праці, виробничу діяльність і послуги (промислову, будівельну і сільськогосподарську продукцію, роботи і послуги в цих галузях, а також на транспорті, в торгівлі, матеріально-технічному забезпеченні, зв’язку, послуги населенню), структуру економіки і адміністративно-територіальний поділ (підприємства, організації, галузі, органи державного управління і т.д.).

Прикладом застосування можуть бути коди рахунків бухгалтерського обліку, які широко використовуються, як при ручній обробці, так і в умовах комп’ютеризації. В існуючій системі обліку код рахунків бухгалтерського обліку містить чотири знаки: перші два – балансові рахунки, наступні два – субрахунок, який встановлюється в організації. Система балансових рахунків, що використовуються в міжнародному обліку, передбачає для виділених субрахунків чотири розряди.