Залежність між інформаційною системою менеджменту та організаційною структурою організації.

Удосконалення інформаційної системи менеджменту само по собі не призводить до зростання ефективності виробництва (обслуговування), підвищення продуктивності праці в конкретній організації. Крім цього необхідний ще й відповідний вплив на працівників, тобто, удосконалення управління організацією. Хто, що, де, коли і, як виконує свої функції кожен працівник визначається організацією управління, яка повинна узгоджуватися з впроваджуваною інформаційною системою менеджменту. Без такої відповідності неможливо отримати максимальну віддачу від застосування нових технологій.

Інформаційна система менеджменту повинна дозволяти здійснювати обгрунтування того, що потрібно робити взагалі, а також того, що потрібно робити для якісного виконання завдань в найкоротші терміни з найменшими затратами ресурсів і засобів. Оптимізація комплексного вирішення цих питань вимагає системного підходу до організації управління. Головною характеристикою системи управління є її організаційна структура, тобто визначене взаємовідношення підрозділів і посад в організації, розподіл ролі, повноважень і відповідальності між ними, а також порядок функціонально-технічних зв’язків, які виникають в процесі управління.

Інформаційна система менеджменту вимагає відповідної організаційної структури управління, нової переоцінки важливості, перерозподілу і уточнення задач кожного рівня управління, підрозділів, відділів і служб. Насамперед необхідно відмовитися від жорсткого ієрархічного управління, яке вирішує проблему послідовно, - коли прийняте на верхньому рівні рішення передається наступному нижньому, а вироблене на нижньому рівні рішення підлягає затвердженню на наступному верхньому. При переході на нижчі рівні обсяг інформації різних показників зростає. Прийняті на вищому рівні рішення накладають обмеження на діяльність та ініціативу нижчих рівнів управління. Незалежно від наявності будь-якої схеми координації на кожному наступному рівні, жорстке ієрархічне управління не може бути оптимальним у сучасній динамічно змінюваній обстановці.

Задачі інформаційної системи менеджменту в багаторівневому ієрархічному управлінні.

Багаторівневе жорстке ієрархічне управління, як правило, не забезпечує постійного контролю верхніми рівнями за неперервно динамічно змінюваною ситуацією на нижніх рівнях. Надто велика дистанція проходження команд і рапортів про їх виконання. Часто ситуація змінюється швидше, ніж проходження команд. Ієрархічному управлінню властиве створення бар’єрів між організаційними підрозділами, що може перешкоджати проходженню внутрішніх потоків інформації. Чисто вертикальний розподіл функцій управління, який в процесі прийняття рішення робить кожен підрозділ практично “незалежним” від інших функціональних підрозділів, перешкоджає прийняттю комплексного оптимального рішення.

При паралельному виконанні різних етапів робіт без впровадженої інформаційної системи менеджменту будь-яка незначна перешкода або збій може звести нанівець всі переваги паралельної організації робіт. Усні і письмові розпорядження можуть запізнюватися, передаватися з помилками чи невірно інтерпретуватися, що робить практично неможливим прийняття колективних рішень і дій. Паралельність вирішення багатьох задач вимагає посилення координації, тобто горизонтальних зв’язків між підрозділами і службами організації.

Інтеграція управління через інформаційну систему менеджменту дозволяє управлінському персоналу обмінюватися інформацією через розподілені бази даних по вертикалі і горизонталі, що забезпечує хорошу технічну взаємодію і швидке прийняття рішень в рамках своєї компетенції, дозволяє проводити ненав’язливий контроль виконання рішень по кожному вертикальному зв’язку. При обмеженому часі в умовах невизначеності і динаміки діяльності вирішення виникаючих проблем повинно починатися з найнижчих рівнів при одночасній горизонтальній взаємодії з усіма підрозділами, що дозволяє виявити багато додаткових деталей в межах встановленої для даного рівня відповідальності. Рішення проблеми передається на наступний рівень, якщо його прийняття може впливати на параметри діяльності, за які відповідає наступний рівень.

 Інформаційна систему менеджменту не вирішує усіх проблем управління, хоча багато з аспектів можуть бути вирішені спеціалізованими інформаційними системами. Особливого значення набувають проблемно-орієнтовані методи вирішення задач управління по горизонтальних зв’язках, наприклад – маркетинг - виробництво - збут. Для успішного вирішення задач, що виникають, насамперед потрібно формалізувати горизонтальні зв’язки. Основне завдання полягає у виробленні взаєморозуміння і посиленні обміну інформацією, необхідною для сумісного аналізу проблем і напрацювання комплексного рішення. Для цього в інформаційній системі менеджменту повинні бути вирішені проблеми взаємодії, які зокрема полягають в своєчасному обміні необхідною інформацією, використанню однакових методик оцінки параметрів, класифікації і нагромадженні статистичних даних, напрацюванні загального підходу до складання прогнозів. Формалізація горизонтальних зв’язків забезпечується розробкою стандартів, які визначають коло задач і питань, по яких рішення повинно прийматися на даному горизонтальному рівні.

Орієнтація розвитку інформаційних систем менеджменту на матричну систему зв’язків в управлінні.

Інформаційна систему менеджменту передбачає матричну систему зв’язків в управлінні з  ширшими горизонтальними і коротшими вертикальними зв’язками, тобто малорівневу ієрархію управління з вільною горизонтальною координацією незалежно від рівня ієрархії. Матрична структура зв’язків управління зменшує рівень функціональної спеціалізації. При збереженні повної відповідальності за функції на вищих рівнях управління підвищується персональна відповідальність по горизонтальних зв’язках, що забезпечує ширшу ініціативу в прийнятті сумісних рішень персоналу різного функціонального підпорядкування.

Інформаційна система менеджменту забезпечує виконання основних функцій управління (планування, організація, координація, контроль виконання рішень і т.д.) і для неї неможлива жорстка деталізація, регламентація задач, процедур, поведінки. Визначена регламентація фактично залишається тільки при виконанні деяких первинних спеціалізованих функцій, наприклад, таких, як фінансова дисципліна, матеріально-технічне забезпечення, збут продукції та інші. Таким чином, інформаційна система менеджменту є не стільки системою механічного типу, скільки системою органічного типу, орієнтованою на людину, коли головними критеріями ефективності управління стає обгрунтованість постановки задачі, визначення переліку проблем і формування очікуваних кінцевих результатів.

Основним методом управління при задіянні інформаційної системи менеджменту є колективне і децентралізоване прийняття рішень на основі обміну директивною інформацією та інформацією, пов’язаною з вирішенням різноманітних проблем, які створює динамічно змінювана ситуація, як всередині організації, так в зовнішньому середовищі. Таким чином, росте децентралізованість управління. Із зростанням децентралізації, вершина ієрархічної піраміди управління наближається до її основи, яка в свою чергу збільшує горизонт кожного рівня. У цьому випадку при скороченні загальної кількості рівнів по вертикалі управління розширення горизонтів не буде суттєвим, оскільки скорочується загальна кількість необхідних працівників.

Кожна інформаційна система менеджменту є цілеспрямованою і багатоцільовою системою. Гнучкість її орієнтації вимагає значного посилення горизонтальних зв’язків, тобто координації і узгодження дій, сумісного напрацювання найбільш правильних і взаємоприйнятних по значенню рішень, дотримання сумісного курсу в політиці.

Децентралізація може забезпечуватися лише матричною структурою управління з відповідним балансом вертикальних і горизонтальних зв’язків, який залежить від конкретної організації. Таким чином, матрична структура з посиленими горизонтальними зв’язками, управління організацією є прогресивнішою, яка забезпечує скорочення багаторівневого ланцюжка управління від директора до робітника, розвантажує верхній ешелон керівництва від маси поточних справ.

При визначенні рівнів управління потрібно виходити з обсягів, меж відповідальності кожного задіяного в діяльності працівника і ролі у взаємовідношеннях (розпорядження - підлеглість або горизонтальною координацією сумісних дій). Удосконалення управління повинно йти шляхом перегляду меж відповідальності кожного на кожному рівні управління від директора до майстра або оператора. В результаті слід прагнути зменшити кількість рівнів управління в організації. Автоматизація та інтеграція діяльності вивільняють деякий час у менеджерів всіх ланок, створюються умови для розширення кола задач і відповідальності кожного керівника. Найчастіше розширення повноважень іде по горизонталі. Проте зростаюча кваліфікація управлінського персоналу створює умови для розширення кола задач кожного рівня по вертикалі. Це вимагає і повинно супроводжуватися покращенням умов праці, відповідного оснащення і організації робочого місця кожного менеджера.

Якщо на великому підприємстві число ієрархічних рівнів управління прямого підпорядкування досягало дев’яти-десяти, то після повного розгортання інформаційної системи менеджменту при паралельній автоматизації виробничих процесів з використанням гнучких виробничих систем їх кількість може скоротитися до чотирьох-п’яти.