Автоматизовані інформаційні технології в казначействі.

Основні функціональні задачі казначейства.

Аналіз існуючої фінансової системи країни показує недостатню оперативність обліку за поступленням і витратами бюджетних коштів, контролю за їх цільовим призначенням, тривалістю проходження виділених коштів до кінцевого споживача, слабкий взаємозв’язок між фінансовими органами в процесі виконання бюджетів різних рівнів. Виходячи з оцінок розвитку і реформування фінансової системи можна сформувати такі пріоритетні задачі фінансової політики:

·      удосконалення міжбюджетних відношень та посилення координації фінансових і податкових органів;

·      збільшення дохідної бази бюджетів за рахунок підвищення рівня збору податків, удосконалення методики і повноти збирання податків;

·      спрямування коштів на реалізацію соціальної політики і забезпечення своєчасного і повного фінансування на всіх рівнях бюджетів соціально захищених статей;

·      активізація ринку державних цінних паперів з врахуванням переходу до тривалих термінів їх обороту та залучення на ринок нерезидентів, розширення географії ринку;

·      підвищення ефективності валютно-фінансових операцій та укріплення національної валюти.

Завдання, що стоять перед державним казначейством.

Для вирішення цих та деяких інших питань було створено новий фінансовий орган – державне казначейство, в функції якого входять:

·        організація, здійснення і контроль за виконанням державного бюджету, управління прибутками та витратами цього бюджету на рахунках казначейства в банках, виходячи з принципу єдиної каси;

·        регулювання фінансових відношень між державним бюджетом і позабюджетними фондами, фінансове використання цих фондів, контроль за поступленням та використанням позабюджетних коштів;

·        здійснення короткотермінового прогнозування обсягів державних фінансових ресурсів, а також оперативне управління цими ресурсами в межах, встановлених на відповідний період державних витрат;

·        збір, обробка та аналіз інформації про стан державних фінансів, представлення вищим законодавчим та виконавчим органам державної влади і управління державою звітності про фінансові операції уряду по бюджету, про позабюджетні фонди, а також про стан бюджетної системи України;

·        управління та обслуговування сумісно з Національним банком України та іншими уповноваженими банками державного внутрішнього та зовнішнього боргів України;

·        розробка методичних та інструктивних матеріалів, порядку ведення облікових операцій по питаннях, що відносяться до компетенції казначейства, обов’язкових для органів державної влади і управління, підприємств, організацій, які розпоряджаються державними коштами державних позабюджетних фондів.

Для виконання вказаних функцій задіяна багаторівнева система з розвинутими функціональними та інформаційними зв’язками не тільки між ієрархічними рівнями органів казначейства, але і з банківською платіжною системою, системою державної податкової служби, системою формування та виконання бюджетів всіх рівнів, адресатами бюджетних засобів та платниками податків. Складність цієї системи пояснюється необхідністю врахування адміністративно територіального та відомчого поділу учасників.

Можливі напрямки розвитку інформаційної системи казначейства.

По організації роботи і методах обробки інформації органи казначейства повністю відповідають рівню оточуючої інфраструктури фінансової сфери. Обладнання обчислювальною технікою дозволяє провести початкову автоматизацію рутинних операцій і підготувати базу для комплексного вирішення проблем інформаційного обслуговування процесів виконання бюджетів різних рівнів.

По пріоритетності завдань розвитку інформаційної системи виділяють два наступні напрямки:

1.        Створення автоматизованої єдиної системи обліку виконання прибутків і витрат державного бюджету та інтеграція цієї системи з платіжно-розрахунковою системою Національного банку та інформаційною системою служби.

2.        Створення єдиної автоматизованої депозитарної системи органів державного казначейства та її інтеграції з ринком цінних паперів.

Обидва напрямки розвитку передбачають розвиток відповідної інформаційної інфраструктури банків та податкової служби, так узгоджений розвиток міжбанківської системи та інформаційного комплексу органів казначейства дозволяє змінювати з метою підвищення оперативності виконання та обліку існуючу схему збору прибутків бюджету і доведення коштів державного бюджету до адресатів. Використання ефективної системи електронних платежів з єдиним розрахунковим центром дозволяє організувати повний цикл зарахування та обліку прибутків бюджету із завершенням міжбюджетних розрахунків на протязі одного операційного дня. У цьому випадку облік поступлення прибутків проводиться автоматично з повною аналітичним розгортанням по бюджетній класифікації, територіях, платників податків та інших. Розподіл перерахованих коштів в регіональні бюджети проводиться з єдиного розрахункового центру з використанням електронних платежів, при чому ці операції входять в повний цикл зарахування і обліку прибутків державного бюджету. Така організація дозволяє підвищувати оперативність виконання прибутків державного бюджету та бюджетів інших рівнів, а також оперативність і точність інформації про кошти, що поступили в дохід бюджетів всіх рівнів.

Автоматизована інформаційна система казначейства повинна впроваджуватися на єдиній методологічній основі, з використанням типових проектних рішень, яка враховує не тільки ємні показники (наприклад, число платників податків, види податків, що збираються, число одержувачів коштів з державного бюджету), але й розвиток всієї фінансової та комунікаційної інфраструктури регіонів.

Інформаційний комплекс казначейських органів у поєднанні з банківською системою здатний не тільки функціонально забезпечити виконання органами казначейства державного бюджету, але й призначений організувати ефективну взаємодію фінансових органів різних рівнів і відомчої приналежності, а також банківської та податкової системи. В основу створення такого комплексу покладена технологія централізованих та розподілених рішень на основі застосування високотехнологічних операційних систем і систем керуваннями базами даних та завадостійких захищених від несанкціонованого доступу телекомунікаційних систем. Розвиток і використання такої єдиної технології із створенням на її основі корпоративних (мережних) систем дозволяє вирішити проблему міжвідомчої взаємодії складних захищених інформаційно-технічних комплексів.

Мета створення автоматизованої системи в органах казначейства.

Головною метою створення інформаційного комплексу органів державного казначейства є суттєве підвищення ефективності державного бюджету. Це дозволяє органам державного казначейства оперативно, точно і ефективного вирішувати обмеженою кількістю персоналу всі задачі, що поставлені перед такою системою:

·      оперативний і точний облік прибутків державного бюджету;

·      взаємодія між державним і місцевими бюджетами всіх рівнів;

·      швидке і точне доведення коштів державного бюджету до кінцевих споживачів;

·      поточний повний оперативний і строгий контроль за раціональним і цільовим використанням бюджетних коштів;

·      оперативний і об’єктивний аналіз виконання державного бюджету та прогнозування поступлення прибутків в бюджет та очікувані витрати на будь-який заданий період;

·      управління та обслуговування державного внутрішнього боргу та інші.

Існує дві схеми організації інформаційної технології в казначействі:

1.    З веденням особистих рахунків одержувачів коштів державного бюджету і розрахунками з єдиних поточних рахунків витрат Національного банку України чи його уповноважених агентів;

2.    Ефективного єдиного регіонального ринку цінних паперів і центральних органів такого ринку – центральних реєстратора, депозитарію і розрахунково-клірингового центру і виконання по дорученню Міністерства фінансів функцій емітету державних цінних паперів на цьому регіональному ринку цінних паперів.

Обидві схеми організації інформаційних технологій в казначействі мають позитивні та негативні сторони.

В першому випадку досягається повна автономність системи з розвинутою інфраструктурою ринку цінних паперів, її відносна незалежність від проблем міжвідомчих відносин.

У випадку вибору другого напрямку робота органів державного казначейства в більшій мірі носить загальний організаційно-правовий характер, який полягає в координації зусиль декількох відомств і забезпеченні безпечних умов для роботи такого ринку.

Таким чином, головною метою створення автоматизованої системи в органах казначейства є суттєве підвищення ефективності виконання державного бюджету. В зв’язку з цим на інформаційну систему казначейства покладаються наступні вимоги:

·      оперативно, точно та ефективно вирішувати обмеженим персоналом всі обсяги задач, які ставляться перед системою органів казначейства;

·      оперативно, точно і достовірно вирішувати задачі по обліку прибутків державного бюджету;

·      організовувати взаємодію між державним бюджетом та всіма рівнями місцевих бюджетів;

·      швидко і точно доводити кошти державного бюджету до кінцевих адресатів;

·      забезпечити поточний, повний, оперативний та строгий контроль за раціональним і цільовим використанням бюджетних коштів;

·      забезпечити оперативний та об’єктивний аналіз виконання бюджету і прогнозування поступлень прибутків у бюджет та очікуваних витрат на будь-який заданий період;

·      обслуговувати державний та внутрішній борг;

·      забезпечувати відповідність діючому законодавству та нормативним вимогам Міністерства фінансів;

·      обслуговувати конфіденційну та секретну інформацію у відповідності з вимогами компетентних органів;

·      забезпечити юридичну спадкоємність первинного документу і його електронної копії, а також збереження на протязі всього періоду їх регламентованого існування, яке визначається інструкціями та положеннями про діловодство.

Вимоги до інформаційної системи органів казначейства.

Досягнення основних цілей побудови автоматизованої інформаційної системи органів казначейства можливе при виконанні ряду наступних вимог:

·      Інформаційна система повинна будуватися на базі автоматизованого бухгалтерського обліку з еквівалентним по рівню деталізації супроводом планів рахунків. Бухгалтерський облік виконання державного бюджету повинен проводитися в аналітичному аспекті на повну глибину бюджетної класифікації, в тому числі і в розрізі кінцевих адресатів бюджетних коштів. Такий принцип дозволяє відслідковувати в облікових реєстрах інформаційного комплексу оперативне та достовірне відображення фактичного стану державного бюджету на будь-якому рівні.

·      Інформаційна система казначейства повинна адаптуватися до роботи, як з традиційними банківськими операціями, так і з системами електронних банківських розрахунків і підтримувати активну взаємодію з інформаційними системами виконання державного і місцевих бюджетів. Такі суміжні системи повинні базуватися на повномасштабному автоматизованому і оперативному бухгалтерському обліку виконання бюджетів і передбачати однократне формування інформації при обробці первинних документів, в тому числі платіжних документів в банківській системі (це виключить помилки і неспівставність даних при повторних вводах інформації в систему).

·      Узгодження і синхронізація основних процесів виконання бюджетів на протязі операційного дня, неділі, місяця, кварталу, року.

·      Організація єдиної технологічної інформаційної комунікаційної системи органів, які виконують бюджети різних рівнів.

·      Достовірність інформації, яка входить в суміжні системи в процесі їх взаємодії - використання єдиної технології захисту інформації від несанкціонованого доступу і захисту електронного підпису.

·      Застосування під час розробки і впровадження автоматизованої інформаційної технології казначейства технологічних та методологічних рішень, які дозволяють проводити модифікацію, як всієї системи чи її ядра, так лише окремих автоматизованих місць та окремих задач на робочих місцях, не впливаючи на поточну роботу системи в цілому.

Огляд можливих технічних рішень побудови інформаційної системи.

Виходячи з наведених вимог до автоматизованої інформаційної системи і вимог побудови цієї системи можна запропонувати дві архітектури автоматизованої інформаційної технології:

1.    “Термінальна“ архітектура - на базі використання центрального обчислювального комплексу високої продуктивності - майнфрейму (mainframe) і системи локальних і віддалених терміналів, в тому числі і інтелектуальних. Перевагою цієї системи є централізована багатопоточна і багатозадачна обробка всієї інформації, що знаходиться в інформаційній системі. Це дозволяє оптимізувати використання дорогих обчислювальних ресурсів високої продуктивності центральної машини. При роботі майнфрейму кожному користувачу та кожному процесу виділяється комплекс інформаційних ресурсів для вирішення поставлених задач. Операційні системи майнфреймів характеризуються стійкістю в роботі, захищеністю і ефективністю використання ресурсів пам’яті, центральних обчислювальних ресурсів та периферійними пристроями вводу - виводу інформації. Така архітектура з часу створення орієнтувалась на ефективне вирішення деяких (або багатьох) різних задач одночасно в режимі розділення часу, тому має розвинуті засоби захисту інформації і захисту від збоїв. Орієнтація операційних систем на роботу великої кількості (до декількох тисяч) користувачів визначив створення розвинутих і швидкісних телекомунікаційних засобів, вбудованих в операційну систему і апаратну частину майнфреймів, підтримку всіх основних, в тому числі багатопотокових комунікаційних протоколів. Апаратна частина системи, яка розроблялася для можливості роботи без зупинок, відзначається високою надійністю та стійкістю до відмов. Перспективи використання цих дорогих при придбанні та експлуатації обчислювальних мереж повинно розглядатися в строгій відповідності з реальною потребою в їх послугах.

2.    Архітектура “клієнт-сервер“ - на основі організації колективної високопродуктивної роботи з базами даних в локальних обчислювальних мережах масштабів відділу організації. Архітектура “клієнт-сервер“ утворюється шляхом об’єднання локальних обчислювальних мереж органів державного казначейства. Об’єднання проводиться з використанням комутаційного обладнання та програмного забезпечення, яке дозволяє віддаленим користувачам ефективно і безпечно проводити необхідні дії по інформаційному обміну і модифікації віддалених баз даних. На робочих станціях автоматизованої інформаційної системи розміщається програмне забезпечення певних автоматизованих робочих місць, які забезпечують виконання заданої сукупності задач. У випадку роботи користувачів з базами даних органи державного казначейства містять клієнтську частину задачі, функціонування якої забезпечує інтерфейс користувача, формування і відправлення запитів до бази даних. Така архітектура дозволяє створювати ергономічні, гнучкі в налагодженні автоматизовані робочі місця з використанням централізованих баз даних і відносно недорогих персональних комп’ютерів.

Вибір архітектури побудови автоматизованої інформаційної системи казначейства визначає і вимоги до апаратної частини інформаційного комплексу. Так, з одного боку організація автоматизованого банку даних казначейства по принципу централізації та ієрархії, а з іншого - великі обсяги інформаційних потоків в умовах автоматизованої обробки і створення документів вимагають застосування потужних серверів та корпоративних баз даних. При цьому слід врахувати, що збільшення часу реагування системи, що базується на регулярних звертаннях до файл - серверу до 3 секунд помітно підвищує втомлюваність оператора, Використання сучасного ергономічного графічного інтерфейсу (наприклад, Microsoft) дозволяє легко організувати ефективну колективну та індивідуальну роботу користувачів в локальній обчислювальній мережі. Робота в локальній обчислювальній мережі на базі технологій колективного створення та використання документу дозволяє органам казначейства скоротити виробництво надлишкових чи непотрібних документів на паперових носіях. Подібна технологія дозволяє організувати без паперову технологію роботи органів казначейства в режимі електронного офісу.

В загальному випадку побудована на базі архітектури “клієнт-сервер“ автоматизована інформаційна технологія органів казначейства повинна містити автоматизовані робочі місця адміністраторів офісних систем і служби інформаційної безпеки, адміністрації органів казначейства та скарбників що виконують конкретні функції під час виконання бюджетів різних рівнів. Організація роботи офісу в цілому і його технологічних частин, пов’язаних з роботою в банківських системах платежів, в тому числі електронних, і з депозитарною системою обслуговування ринку державних цінних паперів, будується на єдиному принципі колективної роботи з об’єктами - електронними документами, що юридично є повноцінними еквівалентами паперового документу, які прийняті в традиційному документообігу. Такий підхід ускладнює роботу розподілених систем, але забезпечує юридичну цілісність інформації в системі та надійність під час колективної обробки інформації.

Робочі місця офісу повинні достовірно відтворювати всі нормативні вимоги створення і обробки документів - від реєстрації і організації маршруту обробки до фіксації прийняття рішення. Звичайно такі системи функціонують на основі жорстко організованих процедур на конкретних автоматизованих робочих місцях, зв’язаних в маршрутні потоки передачі інформації з одного автоматизованого робочого місця на інше шляхом передачі файлу документу.

Автоматизована інформаційна система казначейства повинна стати складовою частиною інтегрованої апаратно-програмної системи, яка об’єднує окремі інформаційно-технологічні апаратно-програмні засоби органів державного казначейства різних рівнів, включаючи сюди локальні обчислювальні системи, окремі автоматизовані робочі місця і термінали, комутаційні комп’ютерні системи і засоби, що знаходяться в розпорядженні цих закладів.

Прикладне програмне забезпечення.

Класифікація прикладного програмного забезпечення.

Прикладне програмне забезпечення призначене для користувачів, що звичайно не створюють своїх програм, а лише використовують програмні засоби для вирішення певних задач. На відміну від програмістів, таких користувачів називають “кінцевими“. Вважається, що саме вони і є справжніми споживачами тої інформації, що зосереджена в пам’яті комп’ютера або може генеруватися в процесі роботи прикладних програм. При спілкуванні з прикладною системою користувачу іноді доводиться виконувати деякі прості операції - вводити числа і тексти, переглядати дані, виводити графіки і малюнки на екран дисплея і на зовнішні пристрої та інше. Прикладні програмні засоби будуються таким чином, щоб створити користувачу максимальний комфорт при виконанні дій і при цьому не вимагати від нього надмірно великих навиків і спеціальних знань, що не відносяться безпосередньо до його фахових інтересів. Можна виділити два класи прикладного програмного забезпечення, що використовуються на персональних комп’ютерах:

·        прикладні пакети і програми загального призначення;

·        проблемно-орієнтовані пакети і програми.

Можна запропонувати наступну класифікацію програмного забезпечення загального призначення:

Серед стандартного прикладного програмного забезпечення загального застосування для управлінської діяльності слід виділити:

·      Системи підготовки текстових документів (текстові редактори, текстові процесори, настільні видавничі системи). Вони призначені для виготовлення управлінських документів та різноманітних інформаційних матеріалів текстового характеру.

·      Системи обробки фінансово-економічної інформації (універсальні табличні процесори, спеціалізовані бухгалтерські програми, спеціалізовані банківські програми внутрішніх та міжбанківських розрахунків, спеціалізовані програми фінансово-економічного аналізу і планування). Вони призначені для обробки фінансово-економічної інформації представленої у вигляді числових даних, які характеризують різні виробничо-економічні і фінансові явища та об’єкти, а також для складання відповідних управлінських документів та інформаційно-аналітичних матеріалів.

·      Системи керування базами даних призначені для створення, зберігання та маніпулювання масивами даних великих обсягів. Різні системи цього класу розрізняються способами організації зберігання даних і обробки запитів на пошук інформації, а також характером інформації, яка зберігається в базі даних.

 

Рисунок 1. Прикладне програмне забезпечення.

·      Особисті інформаційні системи (програма-секретар). Вони дозволяють проводити планування особистого часу, своєчасно нагадують про початок запланованих заходів, ведуть персональні та інші карточки з можливістю автоматичної вибірки інформації, проводять телефонні під’єднання, ведуть журнал телефонних розмов та виконують функції, що характерні для багатофункціональних телефонних апаратів, ведуть персональні інформаційні записники для збереження різноманітної особистої інформації.

·      Системи підготовки презентацій призначені для кваліфікованої підготовки графічних і текстових матеріалів, які використовуватимуться з метою демонстрації на презентаціях, ділових переговорах, конференціях. Для сучасних технологій характерне під’єднання до традиційної графіки і тексту відео та аудіо інформації, що дозволяє говорити про створення гіпермедіатехнологій.

·      Системи управління проектами призначені для планування і управління ресурсами різних видів (матеріальними, технічними, фінансовими, кадровими, інформаційними) під час реалізації складних науково-дослідних та проектно-будівельних робіт.

·      Експертні системи і системи підтримки прийняття рішення призначені для реалізації технологій інформаційного забезпечення процесів прийняття управлінських рішень на основі використання методів економіко-математичного моделювання та принципів штучного інтелекту.

·      Системи інтелектуального проектування і вдосконалення систем управління призначені для реалізації CASE-технологій (Computer Aid System Engineering), орієнтованих на автоматизовану розробку проектних рішень для створення і вдосконалення процесів формування нормативно-методичних матеріалів по підготовці і оформленню управлінських та інших документів в рамках конкретної функції забезпечення управлінської діяльності; інструктивних та нормативних матеріали по експлуатації технічних засобів (в тому числі по техніці безпеки роботи і по умовах підтримання нормальної працездатності обладнання); інструктивних та нормативно-методичних матеріалів для організації роботи управлінського і технічного персоналу в рамках конкретної інформаційної технології забезпечення управлінської діяльності.

·      Системи підтримки комунікацій необхідних для під’єднання до комп’ютера різноманітних типів зовнішніх пристроїв, організації зв’язку між комп’ютерами, підтримки їхньої роботи в локальній мережі. Ці програми дозволяють встановлювати режими роботи послідовних каналів, а також виконувати складніші функції - такі як пошук потрібного абонента в телефонному довіднику, автоматичний набір телефонного номера, автоматична відповідь та інше.

Проблемно-орієнтовані пакети і системи на відміну від програм загального призначення, мають або вузьке коло застосування або призначені для спеціалістів певного профілю. Кількість таких програм для персональних комп’ютерів у даний час складає декількох тисяч. В них використовуються особливі методи представлення й опрацювання даних, враховуючу специфіку конкретних задач.

Прикладні програми бухгалтерського обліку.

Одним із основних напрямів розвитку індустрії програмних продуктів на протязі декількох років є розробка пакетів прикладних програм для різних предметних областей: бухгалтерського обліку, фінансового менеджменту, правових систем і т.д.

Не дивлячись на те, що в світі існують більше тисячі тиражованих бухгалтерських пакетів різної потужності і вартості, українські підприємці віддають перевагу вітчизняним пакетам, які краще підходять для умов перехідної економіки і швидкої зміни законодавчих актів, що регулюють порядок бухгалтерський облік. Умовно можна виділити три покоління українських автоматизованих бухгалтерських систем.

Перше покоління пакетів прикладних програм бухгалтерського обліку характеризувалося функціональною обмеженістю і складністю адаптації до швидко змінних правил бухгалтерського обліку. Вони були призначені для експлуатації у вигляді автоматизованих робочих місць на автономних комп’ютерах, наприклад: “Фінанси без проблем“, “Турбобухгалтер“, “Парус“, “Баланс за 5 хвилин“ та інші.

Друге покоління пакетів прикладних програм бухгалтерського обліку відрізняється більшою функціональною повнотою і пристосованістю до різних змін в правилах бухгалтерського обліку. Серед них вперше з’явились пакети прикладних програм, безпосередньо не зв’язані з бухгалтерією. Вони були призначені для експлуатації в локальних мережах або автономно. До таких пакетів прикладних програм слід віднести: “1С.Бухгалтерія“, “Інфобухгалтер“, “Квестор“, “Бест“, “Моноліт-Інфо“ та інші.

Сучасне, третє покоління пакетів прикладних програм бухгалтерського обліку, інтегрується в комплексні системи автоматизації діяльності підприємства. Більшість таких пакетів працює під керуванням операційної системи Windows і призначені для експлуатації в локальних мережах. Нові пакети прикладних програм бухгалтерського обліку, як правило, мають вбудовані засоби розвитку і повністю сумісні з іншими програмними засобами фірми розробника, забезпечуючи при цьому подальше нарощування і розвиток системи. Прикладом таких пакетів можна назвати пакети прикладних програм бухгалтерського обліку “Офіс“, який об’єднує продукти фірм 1С і Microsoft і дозволяє не тільки автоматизувати функції бухгалтера, але й організувати все діловодство фірми у вигляді “електронного офісу“.

Прикладні програми фінансового менеджменту.

Пакети прикладних програм фінансового менеджменту з’явились в зв’язку з необхідністю фінансового планування і аналізу діяльності фірм. Сьогоднішній український ринок пакетів прикладних програм фінансового менеджменту представлений в основному двома класами програм: для фінансового аналізу підприємства і для оцінки ефективності інвестицій.

Програми фінансового аналізу підприємства орієнтовані на комплексну оцінку минулої і теперішньої діяльності і дозволяють отримати оцінку загального фінансового стану, включаючи оцінки фінансової стійкості, ліквідності, ефективності використання капіталу, оцінки майна та інші.

Джерелом інформації для розв’язку подібного роду задач є документи бухгалтерської звітності, які складаються по єдиних формах незалежно від типу власності і включають власне бухгалтерський баланс підприємства, звіт про фінансові результати і їх використання, звіт про стан майна, звіт про наявність і обіг грошових засобів. Серед пакетів прикладних програм фінансового менеджменту цього класу можна виділити ЕДІП (Центрінвест Софт), Альт Фінанси (Альт), Фінансовий аналіз (Інфософт).

Другий клас пакетів прикладних програм фінансового менеджменту орієнтований на оцінку ефективності капіталовкладень і реальних інвестицій. Найпоширенішими пакетами цього класу були Project Expert (PRO-Invest Consalting), Альт-Інвест (Альт), FOCCAL (Центрінвест Софт).

Для аналітиків банків і інвестиційних фондів важливим, є приняття рішень про перспективність інвестицій і порівняльний аналіз капіталовкладень. Для фінансових менеджерів компаній потрібний інструмент детального аналізу попередньої і майбутньої діяльності підприємств для вироблення рішень по реалізації конкретного інвестиційного проекту. З цією метою розроблений пакет “Інвестор“ (ІнЕк).

Пакети прикладних програм правових довідкових та сервісних систем.

Пакети прикладних програм правових довідкових систем є ефективним інструментом роботи з великими обсягами законодавчої інформації, яка поступає неперервним потоком. Практично в усіх економічно розвинутих країнах є довідкові правові системи. В США це Wru, Lexis та інші; у Великобританії – Infolex, Prestel, Polis та інші; в Італії – Italguire, Enlex; в Бельгії – Creodor; в Німеччині – Jurist, Lexinform та інші; а Австрії – RDB; в Канаді – Datum; у Франції – Iretiv та інші.

Програмне забезпечення виробничо-економічної діяльності в промислово розвинутих країнах.

Західний ринок систем автоматизації виробничо-економічної діяльності нараховує сотні комплексних пакетів прикладних програм. Їх можна умовно поділити на чотири групи.

1.      Комплексні пакети прикладних програм загального призначення для автоматизації усієї діяльності великого або середнього підприємства (корпорації). Сюди ж відносяться багатофункціональні продукти вищого цінового класу: R/3 (SAP), Oracle Mac-Pac Open (A.Andersen) та інші. Як правило, такі продукти підтримують виробництво різних типів. До цього класу відноситься система “Галактика“.

2.      До другої групи відносяться програмні засоби для управління виробництвом певного типу. До них можна віднести: Genesic Manufacturing Suite (Edwards) –складання на замовлення, Trition (Baan) – різні форми дискретного виробництва, PRISM (Macam) – виробництво з неперервним циклом та інші.

3.      Спеціалізовані програмні продукти: MMPS (12 Technologies), MES (Fast System), які дозволяють зробити виробництво гнучкішим, прискорити його адаптацію до вимог ринку, здійснювати динамічне планування потреб в матеріалах, виробничих потужностях і складання гнучкого виробничого графіка, контролю роботи цехів.

4.      Пакети прикладних програм для управління всім ланцюжком процесів, які забезпечують випуск продукції, починаючи з проектування деталей виробу і закінчуючи моментом отримання готового виробу споживачем: ERP-системи (Manugistics Numetrix) та інші.

Вартість більшості комплексних проблемно-орієнтованих пакетів прикладних програм висока (інколи більше 1 млн. доларів), проте більшість західних фірм для автоматизації своєї діяльності все таки йдуть по шляху використання комплексних проблемно-орієнтованих пакетів прикладних програм.

Перспективи розробок пакетів прикладних програм.

Основні тенденції розвитку прикладного програмного забезпечення тісно пов’язані з створенням і переходом на інформаційні системи четвертого покоління з ієрархічною структурою, в яких центр ваги перенесений з локальних мереж кінцевих користувачів на мережу локальних серверів. В основу інформаційних систем четвертого покоління закладається вимога скорочення експлуатаційних ресурсів при збільшенні масштабованості системи і розширенні кола її функціональних можливостей.

Остання обставина особливо важлива, оскільки існує стійка тенденція до практично стовідсоткової інтеграції інформаційних технологій різних функціональних підсистем в єдину бізнес модель підприємства, що передбачає існування достатньо великої кількості вимог (часом суперечливих) до інформаційних систем з боку кінцевих користувачів, неоднорідних за своєю кваліфікацією і професійними завданнями.

Пакети прикладних програм, які розробляються в даний час, базуються на концепції організації інформаційних систем четвертого покоління (яка сформувалася на початку 90-х років на базі синтезу централізованої і розподіленої обробки інформації) і повинні задовольняти наступним основним принципам:

·        повне використання потенціалу настільних систем і середовища розподіленої обробки;

·        інтеграція різних архітектурних рішень без будь-яких обмежень, тобто побудова абсолютно відкритої системи;

·        забезпечення максимальної економічності системи;

·        досягнення якісно нового рівня продуктивності, гнучкості і динамічності організації системи;

·        паралельна оптимізація структури інформаційної системи, “бізнес - пакетів“ (пакети прикладних програм функціональних підсистем), які підтримуються з допомогою ресурсів інформаційних систем.

Структурним скелетом інформаційної системи четвертого покоління є мережа масштабу підприємства, яка об’єднує локальні мережі станцій-клієнтів в єдине середовище з допомогою базових апаратних і програмних засобів. Тому спостерігається стійка тенденція підвищення інтелектуальності пакетів прикладних програм управління бізнесом, які реалізуються в архітектурі клієнт-сервер.

Задачі автоматизації бізнес - процесів (функціональних підсистем), зв’язаних з конкретними напрямами діяльності підприємства (наприклад, автоматизація розподілу продукції, контроль за інвентаризацією і продажем товарів, виконання електронних трансферних операцій або управління мережею роздрібної торгівлі), передбачають перенесення більшої частини навантаження на локальні сервери відповідних підрозділів компанії.

Аналіз ефективності централізованої і децентралізованої організації системи для програмних засобів різних типів, які складають типовий набір навантаження інформаційної системи, показує, що:

·        програмне забезпечення загального призначення (текстові редактори, електронні таблиці і т.д.) є практично нечутливим до способу організації системи – децентралізована мережна модель не набагато дешевша централізованої;

·        ефективність засобів підтримки прийняття рішень в централізованому і децентралізованому варіантах приблизно однакова з невеликою перевагою централізованого варіанту;

·        для оперативної обробки трансакцій, адміністрування і організації обчислювального процесу інформаційної системи в цілому найкращим рішенням є централізована мережа, в якій і дані і програмне забезпечення зосереджені на сервері, а роль робочих станцій обмежена підтримкою інтерфейсу користувача, що дозволяє приблизно вдвічі підвищити ефективність системи у порівнянні з децентралізованою моделлю.

 

Управління розвитком інформаційних технологій в організаціях.

Аналіз причин впровадження інформаційних технологій.

Існуючі підходи підвищення продуктивності праці менеджерів можуть і повинні базуватися на сучасних інформаційних технологіях. Хоча в цілому не можна визначити яку-небудь основну причину, яку можна було б вважати головною рушійною силою, що впливає на впровадження інформаційних технологій. Проте, можна виділити три основні напрями формування факторів, які обумовлюють впровадження інформаційних технологій. Це насамперед:

I.     потреби організацій;

II.   потреби користувачів;

III.наявність технічних засобів.

Причини, що спонукають організації впроваджувати інформаційні технології, зручно поділити на дві групи: економія затрат або приріст вартості. Інформаційні технології, що економлять затрати, використовуються для підвищення виробничої продуктивності повсякденних робіт або для усунення їх повторного проведення. Інформаційні технології, що забезпечують приріст вартості - це системи, що підвищують ефективність управління, а не продуктивність виробничої діяльності організації. Засоби підтримки інформаційних технологій, які допомагають працівникам сфери менеджменту виконувати їхню роботу, повинні мати широкі функціональні можливості та бути придатними для тривалого використання.

Додатковими причинами впровадження інформаційних технологій є наступні:

·      збільшення числа випускників вузів, що викликає зменшення числа працівників, які були б  згідні зайняли нижчі сходинки службової ієрархічної організаційної структури управління;

·      підвищення рівня підготовки спеціалістів в галузях застосування інформаційних технологій.

Базові підходи до впровадження нової інформаційної технології.

Розрізняють два підходи до впровадження нової інформаційної технології в локальні інформаційні структури організації:

¨      перший базуються на адаптації нової інформаційної технології до організаційної структури;

¨      другий грунтується на раціоналізації організаційної структури.

У випадку застосування першого способу впровадження нова інформаційна технологія пристосовується до організаційної структури і відбувається лише локальна модернізація методів роботи. Комунікації при цьому розвинені слабо і раціоналізуються лише робочі місця. Проходить перерозподіл функцій між технічними працівниками (операторами) та спеціалістами (адміністраторами) паралельно з поєднанням функцій збору і обробки інформації (фізичний потік документів) з функцією прийняття рішень (інформаційний потік). Класифікаційні грані цих функцій раціоналізуються.

Другий спосіб впровадження нових інформаційних технологій передбачає раціоналізацію організаційної структури: організаційна структура модернізується таким чином, щоб інформаційна технологія дала якнайбільший ефект. Основною стратегією при цьому є максимальний розвиток комунікацій та розробка нових організаційних взаємозв’язків, раніше економічно недоцільних. Продуктивність організаційної структури зростає, оскільки раціонально розподіляється архів даних, зменшується обсяг циркулюючої по системних каналах інформації, досягається збалансованість ефективності кожного управлінського рівня в залежності від обсягу задач, що розв’язуються.

Таким чином, перший спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на існуючу структуру організації (рівень ризику від впровадження зводиться до мінімуму, оскільки затрати є мінімальними і організаційна структура не раціоналізується), другий - на майбутню структуру (система розвивається строго в узгодженні з потребами і можливостями організації). Для обох способів принципово змінюється використання інформаційної техніки: відбувається її переміщення з периферії інформаційної активності закладу (окремі обчислювальні центри, різноманітні розмножувальні та машинописні бюро, централізовані архіви і т. п.) безпосередньо всередину закладу ближче до безпосередніх користувачів, де інформація обробляється і приймаються рішення. Тим самим ліквідується розрив між інформаційною та організаційною структурами.

Етапи еволюції застосування інформаційних технологій.

Впродовж останніх сорока років спостерігалося чотири етапи еволюції застосування інформаційних технологій у діяльності організацій на якісно наростаючих рівнях. Перший етап розвитку інформаційних технологій, який припав на середину 60-х років, одержав назву “автоматизованої обробки даних”. Початкова концепція застосування інформаційних технологій чітко орієнтувалася на використання нових технічних і програмних засобів обробки даних з метою скорочення чисельності службовців та накладних витрат.

Швидко користувачам первинної інформації стало зрозумілим, що орієнтуватися у необроблених масивах первинних даних великих обсягів є достатньо складною та рутинною справою. Тому цілком очевидно, що наступним кроком у розвитку інформаційних технологій стало створення автоматизованих систем обробки інформації. Для другого етапу розвитку знань про інформаційні технології, пік якого прийшовся на сімдесяті роки, були характерними інформаційні системи управління (Management Information System), які забезпечували автоматизацію процесів формування та оцінки даних про діяльність організації з метою надання менеджерам точної і своєчасної інформації про стан поточних справ.

Проте, знову ж таки в міру усвідомлення менеджерами обмеженості даних про минулу та поточну діяльність організації, вони почали приділяти більше значення діапазону охоплення та цінності внутрішньої та зовнішньої ділової інформації. В цілому змінилося відношення до інформації, яка почала розглядатися, як ще один важливий ресурс такого ж порядку, як фінанси, матеріали, обладнання і персонал. Це сприяло виникненню у вісімдесяті роки концепції “управління інформаційними ресурсами” (Information Resourse Management). Суть цієї концепції полягала в наданні широких можливостей для прийняття рішення на основі інформаційного продукту, який може поступати, як із зовнішніх, так і з внутрішніх джерел, а також в управлінні, як джерелами, так і самими засобами створення інформаційного продукту.

В дев’яності роки від впливом напрацьованих результатів по мірі розвитку та розповсюдження тенденцій поширення управління в стратегічному розрізі була розроблена наступна концепція відношення до інформаційних технологій, яку почали називати “управління інформаційними технологіями” (Information Technology Management). Ця концепція передбачає створення консультативної групи експертів в галузі інформаційних технологій, виходячи з наступних міркувань. Організації, розвиток яких закінчився, практично прямують до повного банкрутства. Будь-яка організація, яка не встигає адаптуватися до постійно змінюваних умов, що проходять у галузі, не витримує конкурентної боротьби. На стан організації значно впливають інформаційні технології, розвиток яких можна назвати одним з найбільш непередбачуваних і мінливих. Найкомпетентнішу оцінку в галузі інформаційних технологій можуть дати лише спеціалісти. Така консультативна група зможе визначити оптимальну або хоча б раціональну поведінку відносно питань застосування інформаційних технологій.

Завдання експертної групи управління інформаційними технологіями.

Щодо організацій така експертна група спеціалістів повинна забезпечувати такий орієнтований перелік функцій:

1.    Розвиток знань менеджерів та кінцевих користувачів в галузях інформаційних технологій та підвищення культури їх праці. Експертна розробка тенденцій розвитку інформаційних технологій насамперед повинна спрямовуватись на вирішення кадрових питань по залученню нових чи перепідготовці вже задіяних спеціалістів з метою ініціювання підвищення їхнього освітнього рівня. Проведення діяльності в цьому напрямку сприятиме зростанню компетенції внутрішніх користувачів інформаційними технологіями. Вже тепер зарубіжні спеціалісти передбачають необхідність перекваліфікації працівників кожні п’ять-шість років, так, як вважається, що за цей час їх функціональні обов’язки при виконанні певних видів робіт можуть значно змінитися. Робота в цьому напрямку забезпечуватиме мотивацію користувачів до постійного підвищення кваліфікації в галузі застосування інформаційних технологій, а значить зростатиме загальний рівень культури організації та персоналу. Експерти повинні ознайомлювати можливих користувачів з розгортанням загальних змін на стратегічних позиціях у сфері бізнесу, обумовлених впровадженням нових інформаційних технологій; спонукати та підтримувати творчі процеси у великих організаціях; забезпечувати реалізацію на практиці всіх можливостей вже задіяних інформаційних технологій.

2.    Представлення керівництву організації інформації про можливі напрямки впровадження інформаційних технологій. Група експертів зможе визначити оптимальну або хоча б раціональну поведінку відносно питань застосування інформаційних технологій. Зокрема, в плані короткотермінових цілей, ця група повинна вказувати шляхи забезпечення суміщення адаптивного набору інформаційних ресурсів управління і процесів прийняття рішень, чутливих до часових параметрів. В довготермінових цілях експертна оцінка перспектив впровадження інформаційних технологій є ще актуальнішою, адже знання керівництвом тенденцій розвитку інформаційних технологій піднесе його компетентність і дозволятиме вчасно переорієнтовувати діяльність організації з врахуванням можливих змін. На основі наданої інформації керівництво повинно бути в змозі компетентно визначити наступні заходи для ефективного функціонування:

·      формувати правильну реальну оцінку нових можливостей організації з метою підвищення її конкурентоспроможності шляхом впровадження інформаційних технологій;

·      визначати рівень стійкості використовуваних на даний час інформаційних засобів при появі нових;

·      оцінювати можливості перебудови відносин із споживачами, постачальниками та суміжниками, а також готовність відмовитися від діяльності в тих сферах, де не може бути підтримана конкурентоспроможність;

·      розробляти стратегію впровадження конкретних інформаційних технологій в умовах типової організації конкретного профілю та її діяльності і ринку в цілому;

·      обгрунтувати необхідні заходи для підтримки заданого рівня надійності у конкретних ділянках діяльності при використанні інформаційних технологій;

·      розробляти власну концепцію організації стосовно впровадження конкретної інформаційної технології з врахуванням реакції зовнішнього світу і, зокрема, конкурентів.

3.    Сприяння у проектуванні напрямків використання і придбанні ресурсів інформаційних технологій. Експерти повинні чітко визначити шляхи впровадження інформаційних технологій, поєднавши для цього інтереси окремого користувача і колективу в цілому. З одного боку, для кожного окремого користувача потрібно розкрити можливості та визначити можливі альтернативні стратегії в придбанні ресурсів інформаційних технологій, паралельно оцінивши потрібний обсяг капіталовкладень. Крім цього, з іншого боку, потрібно представити рекомендації по колективному використанню ресурсів інформаційних технологій при вирішенні користувачами аналогічних проблем, що може дозволити скоротити час розробок та зменшити затрати.

4.    Керівництво процесами планування і впровадження інформаційних технологій, що здійснюється в інтересах кінцевих користувачів. Організація тіснішого оперативного зв’язку “маркетинг - внутрішня діяльність - збут або надання послуг” сьогодні неможливе без широкомасштабного комплексного застосування інформаційних технологій в цих напрямках діяльності. Впровадження інформаційних технологій приведе до повної або часткової ліквідації посередників, що в інтересах, як користувачів, так і виробників продукції чи послуг. Поряд з цим, експерти можуть продемонструвати переваги використання інформаційних технологій в плані диференціації продукції, підвищення продуктивності праці, переваги широко використовуваних нових науково-обгрунтованих методологій.

5.    Об’єднання зусиль по реалізації та інтеграція системних архітектур багаточисельних груп кінцевих користувачів. Стихійне використання інформаційних технологій, особливо прикладного забезпечення, може привести до неможливості нарощування потужностей шляхом залучення нових технічних та програмних засобів. Саме тому експерти повинні забезпечити розробку єдиної політики та стратегії розвитку і застосування інформаційних технологій. Наприклад, одним з обов’язкових правил повинно бути дотримання принципу відкритості, що передбачає відповідність прийнятим стандартам, сумісність та можливість масштабування. Це дозволить розробляти інформаційні структури, що забезпечать взаємодію технологічно сумісних модулів, які допускають модернізацію і введення нових складових, які не вимагають великих затрат на перетворення системи.

6.    Визначення пріоритетів для інвестицій на рівні організації або її стратегічних підрозділів. Експерти повинні надавати допомогу економістам у формуванні структури і величини витрат на впровадження і застосування інформаційних технологій, при визначенні пріоритетів в програмі впровадження нових систем через аналіз критичних факторів успіху. Зокрема, одним із завдань експертів є нагромадження позитивного досвіду ефективного використання капіталовкладень в сфері інформаційних технологій. З іншої боку, експерти повинні підказати, як враховувати динаміку росту можливостей інформаційних технологій. Наприклад, відомо, що потужності технічних комп’ютерних засобів збільшуються майже вдвічі приблизно кожні два роки при одночасному зменшенні їх вартості теж приблизно вдвічі. Правильне використання цих даних дозволить раціонально організувати процес впровадження конкретної інформаційної технології в часі та просторі, що дозволить зекономити значні кошти.

Задачі управління інформаційними технологіями в організаціях.

Перехід до ринкової економіки, що супроводжується децентралізацією управління, суттєво змінює ставлення корпорацій та підприємств до науково-технічного розвитку. Висока якість продукції, що випускається, зменшення затрат і збільшення гнучкості реагування на поведінку споживачів – необхідні умови успіху в умовах конкуренції на ринку, тому інформаційні технології стають одним з головних факторів успіху, і одночасно управління їх розвитком повинно стати цілеспрямованим та гнучким, здатним перебороти масу протиріч і чутливо сприймати нове.

Основа для впровадження інформаційних технологій на підприємствах існує, але цим процесом потрібно управляти. Для цього в кожній організації необхідно проводити управління інформаційними технологіями, яке повинне мати високий рівень гнучкості. Воно може бути централізованим, а також здійснюватися всередині стратегічних підрозділів і навіть невеликих відділів. У великих організаціях найбільша ефективність застосування інформаційних технологій досягається в тому випадку, коли вони охоплюють і об’єднують всі рівні управління організацією. Управління інформаційними технологіями повинно проводитися таким чином, щоб їх інтеграція з існуючими функціями була максимально простою і щоб вони органічно узгоджувалися з іншими управлінськими процесами. Стратегічне управління інформаційними технологіями є значною проблемою для всякої організації. Управління інформаційними технологіями повинно включати наступні завдання:

·      Навчання менеджерів та кінцевих користувачів. Надання користувачам відомостей про зміну основних стратегічних позицій в сфері бізнесу в результаті впровадження інформаційних технологій, а також рівня залежності від цього кожного користувача.

·      Стимулювання процесу впровадження інформаційних технологій. Інформування вищого керівництва організації про перспективи впровадження нових інформаційних технологій.

·      Сприяння в придбанні інформаційних технологій шляхом забезпечення кожному окремому користувачу можливості визначати порядок придбання засобів інформаційних технологій і залучення людських ресурсів, а також оперативна оцінка відповідних капіталовкладень. Представлення рекомендацій керівництву по колективному використанню ресурсів інформаційних технологій при вирішенні споживачами типових задач, що дозволить скоротити час розробок нових виробів (послуг) і зменшити затрати виробництва.

·      Керівництво процесами планування, реалізації, що здійснюється в інтересах кінцевих користувачів. Демонстрація переваг інформаційних технологій в плані диференціації продукції, підвищенні продуктивності, впровадження широко використовуваних методологій.

·      Об’єднання зусиль по реалізації та інтеграції системних архітектур багаточисленних груп кінцевих користувачів. Розробка структури, яка забезпечила б взаємодію технологічно сумісних модулів і допускала б модернізацію чи впровадження нових модулів, не вимагаючи дорогого перетворення системи.

·      Встановлення пріоритетів для інвестицій на рівні корпорації чи її стратегічних підрозділів. Надання допомоги економістам, відповідальним за витрати на інформаційні технології, під час визначенні пріоритетів програми впровадження нових систем, наприклад шляхом аналізу такого критерію, як критичні фактори успіху.

Вимоги до управління інформаційними технологіями в організації.

Основними вимогами ефективного управління інформаційними технологіями є:

·        Орієнтація на найповніше та своєчасне задоволення потреб управління в цілому повинне забезпечити відслідковування змін потреб, а управління розвитком інформаційних технологій мусить тісно пов’язуватися з маркетингом.

·        Інформаційні технології повинні забезпечувати конкурентоспроможність підприємства по показниках якості продукції, затратах і ефективності за рахунок вибору найбільш раціонального проекту з множини альтернатних по ряду критеріїв.

·        Досягнення балансу між стабільністю (управління традиційною технологією) і зусиллями по впровадженню нової технології. Зберігаючи традиційну технологію, необхідно частину ресурсів одночасно спрямовувати на впровадження нової технології, диверсифікуючи тим самим набір технічних засобів. Ці заходи дозволяють розширити перетин множини технологій і множини продукції, що в свою чергу зменшать труднощі, викликані невизначеністю зовнішнього середовища.

·        Управління повинно бути ефективним у широкому спектрі радикальності нововведень і гнучко пристосовуватися, як до еволюційних повільно і постійно здійснюваних нововведень, так і до радикальних, періодично здійснюваних нововведень. При цьому потрібно забезпечити неперервне управління еволюційними технологічними нововведеннями з програмним управлінням радикальних нововведень.

·        Управління повинно бути рефлексивним, тобто бути готовим для реагування на несподівані перетворюючі нововведення конкурентів, та забезпечувати з одного боку розкриття напрямів та темпів технологічного розвитку конкуруючих організацій, а з іншого прихованість свого розвитку.

·        Формування ефективної взаємодії внутрішніх та зовнішніх елементів розвитку системи. Головними факторами такої взаємодії стає система інформації про ринок нововведень з метою відбору оптимальних проектів з числа альтернативних та взаємна зацікавленість.

·        Організаціям потрібно глибше і ширше освоїти функцію організації взаємодії з підприємствами-розробниками технологічних систем і розробниками продукції, що підтримувалась і раніше, а також функцію експертизи та відбору проектів, що здійснюється раніше проектними організаціями.

Формування стратегії в галузі інформаційних технологій.

Стратегія впровадження інформаційних технологій повинна насамперед підпорядковуватися базуватися на таких організаційних принципах:

·        Розвиток в сфері інформаційних технологій повинен обумовлюватися потребами основної діяльності компанії, а не технологічним новинкам.

·        Рішення про фінансування інформаційних технологій повинно виходити з розуміння фінансової діяльності.

·        Інформаційні технології повинні бути простими і гнучкими у використанні.

·        Інформаційні технології повинні приносити користь організації практично з початку впровадження.

·        Повинні проводитися планомірні і постійні покращення продуктивності інформаційних технологій.

·        Відділ інформаційних технологій повинен добре розбиратися в бізнесі, а бізнес – підрозділи в інформаційних технологіях.

Проектування і впровадження інформаційних технологій повинно базуватися на найраціональнішому поєднанні автоматизованих методів розв’язання задач управління і людино-машинної технології обробки інформації. Під час проектування автоматизовані інформаційні технології розглядаються в п’яти взаємопов’язаних аспектах:

·        технічному, як апаратно-комунікаційний комплекс, що має конкретну конфігурацію і служить для обробки і передачі інформації;

·        програмно-математичному –, як набір статистичних, математичних, алгоритмічних машинно-орієнтованих моделей та програм;

·        методичному, як сукупність засобів реалізації функцій управління по відношенню до економічного об’єкта – підприємства, об’єднання, регіональному господарству;

·        організаційному, як опис документообігу і регламенту діяльності апарату управління;

·        поопераційному, як сукупність технологічних, логічних і арифметичних операцій, що реалізуються в автоматичному режимі.

Потенційний користувач повинен розробляти свою стратегію в галузі інформаційних технологій, проходячи наступні етапи:

1.    Розглянути структуру галузі з точки зору створення доданої вартості і визначення місця ролі організації в цьому процесі;

2.    Оцінити вклад існуючих інформаційних технологій у виробничі та управлінські процеси на кожній внутрішній стадії створення доданої вартості, а також степінь впливу інформаційних технологій на вдосконалення зовнішнього ринку товарів та послуг;

3.    Оцінити досягнення і плани конкурентів. Виявити, в яких галузях сумісні дії постачальників і споживачів могли б привести до фундаментальних змін в структурі доданої вартості (наприклад, ліквідація проміжних ланок);

4.    Встановити для організації перспективні стратегічні напрямки впливу інформаційних технологій для підвищення потенційного рівня доданої вартості. Паралельно проаналізувати, де інформаційні технології можуть стати ключовим фактором реалізації конкретних стратегій.

5.    Визначити і встановити порядок черговості окремих етапів модернізації процесів управління та виробництва з врахуванням існуючої добавленої вартості, капіталовкладень, взаємозв’язків і можливості реалізації.

6.    Сформулювати стратегію розвитку інформаційних технологій і визначити, яким чином вони повинні змінити галузеву структуру доданої вартості і конкурентоспроможність організації в такій ситуації.

Етапи впровадження інформаційних технологій в організації.

На базі розвитку індустрії інформатики, а також використання традиційних технічних засобів у сполученні з новітніми комп’ютерними комплексами набувають все ширшого розвитку розробки з автоматизації управлінської діяльності. У зв’язку з цим особливо актуальною є проблема прискореного створення нових засобів і методів автоматизації менеджменту, а також відповідної технології обробки даних. Підтримана засобами інформаційних технологій інтелектуальна праця в своєму розвитку проходить п’ять етапів, кожен з яких базується на досягненнях попереднього:

·      Створення первинної системи. Для цього встановлюється дослідна або макетна система з обмеженими масштабами, на якій перевіряються експлуатаційні можливості первинної системи.

·      Розширення кола користувачів. Більшість задач прикладного характеру призначені для вузького кола персоналу, що не може в повній мірі відповідати інтересам організації. З часом, після адаптації засобів до вимог організації та підготовки персоналу, ці можливості починає використовувати ширший круг користувачів.

·      Збільшення числа прикладних задач. Оцінивши отримані переваги, нові користувачі прагнуть до застосування ширшого спектру прикладних задач.

·      Введення в дію нових сховищ даних. Використання нових засобів збереження інформації, які крім цифрової та графічної дозволяють отримувати розмовну інформацію, графічне та відео зображення, а також інформацію від датчиків, приводить до ще більшого підвищення продуктивності праці.

·      Інтеграція. Найскладнішою проблемою інтеграції є досягнення взаємодії, яка забезпечує можливість обміну інформацією між окремими системами.

Вимоги до інформаційних технологій.

Інформаційні технології повинні приводити до успіху в діяльності організації. Практика показує, що в більшості випадків впровадження інформаційних технологій носить стихійний характер, автоматизуються випадковим чином лише деякі функції діяльності організацій. Проте надзвичайно важливо мати стратегію їх впровадження, що автоматизувати і якими засобами. Помилковий вибір може принести значні збитки. Неоптимальний вибір може ускладнити вихід на ринок з новими товарами чи послугами або ж заставити переорієнтовувати, а в гіршому випадку переробляти всю існуючу систему інформатизації.

Щоб оцінити правильність проведення інформатизації в організації, потрібно перевірити підтримку інформаційними технологіями наступних принципів:

¨    Принцип узгодженості. Використання цього принципу забезпечує виконання інформатизації таким чином, що частинне знання системи дає уяву про систему в цілому, тобто вся система повинна створюватися в єдиному ключі.

¨    Принцип відповідності і ортогональності вимагає, щоб в систему включалися лише ті функції, які відповідають суттєвим вимогам до системи, введені функції повинні бути незалежними.

¨    Принцип економічності і повноти означає, що в системі не повинно бути дублювання функцій, а введені функції, з врахуванням технологічних і економічних обмежень, повинні максимально повно відповідати потребам і побажанням користувача.

¨    Принцип відкритості. Світова практика розробки і експлуатації програмних комплексів показала, що при створенні систем потрібно притримуватися ряду угод. Ці угоди передбачають:

відповідність стандартам (в тому числі: міжнародним, державним, промисловим та фактично діючим);

1.    сумісність з іншими системами;

2.    універсальність (можливість з мінімальними витратами перенести робочий програмний продукт на нову технічну платформу, в іншу операційну систему);

3.    масштабованість (можливість тільки за рахунок використання потужніших технічних засобів підвищувати продуктивність системи без її суттєвих доробок).

Такі угоди були розроблені, а системи в яких вони виконуються прийнято називати відкритими. Виконання стандартів відкритих систем дозволяє скоротити витрати експлуатації і модернізації систем, підвищити якість розробок.

При виборі технічних рішень цим угодам повинні відповідати:

·      прикладні програмні засоби користувача;

·      графічний користувацький інтерфейс;

·      прикладні засоби розробки;

·      виконання операцій (транзакцій);

·      робота в мережі;

·      сумісна робота з іншими базами даних;

·      застосовувані операційні системи;

·      використовувані технічні платформи.

Перераховані вимоги відкритих систем показують, що відкриту систему не можна купити - її потрібно створювати, використовуючи відповідні стандарти і прогнозуючи їх розвиток.

 

Оцінка ціни інформації.

Специфіка інформації.

Внаслідок унікальних властивостей інформація не підпорядковується таким самим законам, що й матеріальні ресурси і продукти, що призводить до невизначеної ситуації, яка характеризується такими особливостями:

·        Не розроблені принципи власності на інформацію, оскільки по-перше, залишається невирішеним до кінця питання обмеження на розповсюдження інформації, тобто використання інформації одним користувачем не суперечить використанню її іншими (подвійна приналежність – суспільна і приватна); по-друге, як правило, знання закладені в інформаційному продукті особистого використання не можуть зберігатися у таємниці на протязі тривалого часу; по-третє, інформаційні продукти на відміну від інших, не відчужуються від виробника – їх виробництво і споживання практично нерозривні; по-четверте, продавець не позбавляється товару, а тиражує його серед користувачів, які отримують до нього доступ після купівлі.

·        Практично відсутня властивість “витрачання“, якою характеризуються всі матеріальні продукти. Інформацію можна розглядати, як ресурс або частину оборотних коштів і одночасно її частина використовується, як основні засоби, що створює складності при визначенні вартості обслуговування користувачів.

·        Вартість інформації, на яку опираються у торгівлі інтелектуальними продуктами, не завжди має однозначне вирішення через динамічну зміну життєвого циклу інформаційних продуктів. Крім того на відміну від матеріального виробництва, розповсюдження і тиражування інформаційного продукту обходиться відносно дешево, а на його створення потрібні значні хоча і одноразові вклади.

·        Для інформаційних продуктів характерне урізноманітнення форм представлення за рахунок розробки додаткових послуг чи супровідних продуктів з метою ширшого охоплення різних груп споживачів (наприклад, обслуговування специфічних процесів, обробка додаткової інформації та інше).

·        Не розроблено методики оцінки цінності інформації, більше того відсутні єдині критерії визначення ефективності інформаційного забезпечення. До найбільш дискусійних в сучасній економіці відносяться питання про ціну на інформацію.

Визначення ціни виходячи з граничної вартості.

Сучасні концепції управління, які орієнтують організації на оптимізацію процесів функціонування для задоволення конкретних потреб споживачів і тим самим дозволяють одержувати конкурентні переваги, отримують все більше застосування в менеджменті. Такі концепції вимагають постійного відслідковування внутрішньої ситуації та змін у зовнішньому середовищі, зокрема на ринку,  з метою цілеспрямованого зменшення невизначеності в знаннях у керівників організацій. А це насамперед вимагає забезпечення інформацією управління. Відповідно до семіотичної теорії інформація - це відомості або знання, що зменшують невизначеність. Але оскільки, як правило, керівник (організацій) не має всієї необхідної інформації в тій чи іншій конкретній ситуації, потрібно отримувати її ззовні, а інакше кажучи, її купляти. В зв'язку з цим виникає питання про ціну інформації.

Відповідно до однієї з точок зору ціни на товари встановлюються виходячи з граничної вартості, мінімальної для одиниці товару, що покупець згоден сплатити, поки той ще приносить йому хоча б якусь користь. Звідси випливає, що вимірювати граничну вартість треба шляхом роздрібнення товару на визначені частини, одиниці. А яка одиниця може служити для виміру інформації - біт, байт, стандартна машинописна сторінка? Але ж інформація не зводиться лише до кількісних характеристик, тому що її якість її різна. Крім того, закономірне і таке питання: чи допускається у відношенні інформації закон зменшення корисності або, іншими словами, чи дійсно при придбанні додаткової інформації її корисність зменшується? Очевидно, що вартість інформації з одного боку це її грошове вираження, тобто ціна, і з іншого боку це та ціна, якою в даний момент вона володіє. Розглянемо підходи до визначення вартості інформації, що використовується в системах управління, запропонованих американським економістом Дж. Кантера.

Приклад перший - складські системи. Наявність певної інформації дозволило створити систему, що дає економію на товарних запасах у 200 тис. дол. Витрати на функціонування системи складають 15% загальних витрат на збереження. Вартість інформації в цьому випадку визначається, як 0,15х200 000=30 тис. дол.

Приклад другий - система стратегічного планування. Тут ціною інформації буде вартість її придбання ззовні (у зовнішньої організації). А граничною вартістю інформації є розмір економії, отриманий від її застосування. Керівництво організації змушене оцінювати інформацію на основі вартості її придбання і граничної вартості, визначити яку насправді вкрай складно. У цьому випадку вартість інформації, як товару, визначається працею, вкладеною в її виробництво, тобто витратами на виробництво.

Визначення вартості інформації з погляду оцінки можливого прибутку або економії від її використання.

Стан питання визначення вартості інформації з погляду оцінки можливого прибутку або економії від її використання тісно пов’язане з такими чинниками, як от характер, вартість, значення. Це можна пояснити наступним:

·        По-перше, організаціям необхідна інформація, що вирішальним чином могла б вплинути на процес управління і функціонування. При її відсутності процес управління неможливий. До такого типу інформації відносяться відомості про ціни на ринках і промислових стандартах у країнах, де організація веде свій бізнес. Особливою є інформація неекономічного характеру, наприклад про внутрішньополітичні кроки уряду, що впливають на ведення бізнесу.

·        По-друге, як розрахувати ефект від застосування отриманої інформації? Мова, звичайно, не йде про промислове шпигунство, коли сума економії від придбання інформації (скажемо, про новий промисловий зразок) прямо залежить від засобів і часу, що були б витрачені на розробку аналогу. Питання полягає в тому, щоб визначати економію від залучення в процесі управління організацією інформації, отриманої за допомогою маркетингових досліджень. Самі по собі результати таких досліджень мало що значать для успіху (або неуспіху) бізнесу. Важливо, наскільки правильно керівництво використає маркетингові дослідження для планування своєї діяльності і управління. Більше того, успіх залежить також і від того, наскільки точно будуть виконані плани і, як швидко вони зможуть корегуватися при зміні зовнішньої ситуації. Природно припустити, що в різноманітних організацій у випадку застосування одної і тієї ж вихідної інформації при веденні бізнесу результати будуть різними. Відповідно й економія від цієї інформації буде відрізнятися, що обумовлюється комплексом внутрішніх чинників у кожній конкретній організації. Таким чином, ситуація не зводиться лише до забезпечення організації інформацією. А оскільки розмір економії неоднаковий, то і гранична вартість одної і тієї ж інформації буде різною.

·        По-третє, сама інформація несе в собі ряд якісних розходжень. І взагалі інформація, як щось, що сприяє зменшенню рівня ризику від ухвалення рішення, має неоднозначний характер. Ця неоднозначність полягає в тому, що одних даних, що відбивають об'єктивно існуючі факти, для ухвалення рішення мало, потрібно ще їхня відповідна інтерпретація, тобто створення і коректування моделі поводження організації і її навколишнього середовища відповідно до цих даних. Без такої моделі план дій організації скласти неможливо. Щоб така інтерпретація відбивала реальний стан справ і була корисною для практичного прийняття рішень, необхідна ще і додаткова інформація для зниження рівня початкової невизначеності. Придбання додаткової інформації призводить, як правило, до серйозних витрат. Причому, заздалегідь дуже рідко відомо, наскільки прибуток, отриманий від залучення цієї інформації, окупить витрати, пов'язані з її одержанням. Якщо розвивати цей логічний ланцюжок далі, тоді побачимо, що для максимального зменшення непевності при прийнятті рішень буде потрібна безконечна кількість інформації. Таким чином, можна зробити висновок, що потреби керівництва будь-якої організації в інформації практично не обмежені. Проте існує й інформація, застосування якої в бізнесі дозволяє чітко визначити суму додаткового прибутку, що було проілюстровано в наведеному раніше прикладі зі складуванням. Там, де можна обчислити величину економічного ефекту і вартість витрат на інформацію, ефект від застосування нового методу розраховується, як різниця між розглянутими величинами.

Інформація сприяє зменшенню невизначеності вибору рішень, які забезпечують існування і функціонування будь-якої системи (компанії, бізнесу, нарешті, конкретного людини) у навколишньому світі. Вона забезпечує раціональне формування товарних потоків в організації. Цей процес для організації важливий і необхідний, оскільки існує зв'язок між виживанням організації і поліпшенням її внутрішньої організації. Таким чином відомості формально можуть вважатися новою інформацією, оскільки раніше не були відомі керівництву організації. Але вони насправді не є дійсно новою інформацією, оскільки не містять нічого, що могло б зменшити непевність при прийнятті рішень про те, як повинна діяти організація далі, щоб забезпечити виживання й успіх.

У класичному маркетингу це питання розглядалося і знайшло своє відображення у поділі маркетингової інформації на внутрішню і зовнішню. Але класичний маркетинг не класифікує різноманітні види необхідної інформації за важливістю, не дає методики її добору і сортування, зокрема, що добувати в першу чергу, а що в останню. А це дуже важливо, оскільки ресурси будь-якої організації, як правило, обмежені і перед нею стоїть питання, як краще розподіляти ресурси. До того ж не завжди існує можливість, коли поліпшення лише внутрішніх фірмових параметрів, наприклад тієї ж раціоналізації товаропотоків, дасть більший економічний ефект, ніж збір інформації про нові параметри ринку. Таким чином, керівництво організації практично не може обійтися без інформації, які добувають маркетингові підрозділи організацій, для зменшення ризику під час прийняття рішень.

 Із сказаного випливає висновок: підхід до визначення вартості нової інформації для управління організацією (нової в описаному вище змісті) із погляду оцінки можливого прибутку або економії від її використання неможливо чітко обгрунтувати. Лише в дуже невеликому числі випадків можна лише орієнтовно обчислити розмір такого прибутку або економії.

Визначення ціни інформації, як суми витрат на її придбання.

На практиці переважна більшість організацій підходить до оцінки витрат на інформацію виходячи насамперед із своїх реальних можливостей і ціни на послуги “продавців“ інформації, наприклад організацій, що ведуть маркетингові дослідження. А оскільки в управлінні будь-якої організації існує градація важливості витрат, то фінансування придбання інформації (простіше говорячи, виділення засобів на проведення маркетингових досліджень) здійснюється в більшості випадків, або по залишковому принципі, або ж на основі екстраполяції рівня старих витрат.

Перед тим, як купувати інформацію, організація повинна визначити, що саме вона повинна придбати. Допустимо, це питання вирішене. Тоді перед керівництвом організації підводиться таке питання: скільки організація може витратити на її придбання? Постановка цього питання сама по собі є свідчення, що організація свою інформаційну діяльність фінансує по залишковому принципі. Проблема вибору зводиться до того, якими шляхами можна одержати необхідну інформацію і який із них найбільше вигідний (тобто найдешевший). У цьому випадку граничну вартість інформації можна визначити, як мінімальну ціну, що організація може заплатити за придбання відповідної інформації. Але потреби управління в інформації безмежні тут поняття “гранична вартість“ взагалі втрачає зміст і починає діяти трудова теорія вартості - за інформацію просять стільки, скільки затратили на її придбання, плюс якусь норму прибутку. На практиці це проявляється в тому, що ціни на консультаційні і маркетингові послуги ростуть, дещо випереджуючи поточні темпи інфляції.

Проте питання на якій підставі визначати реальну вартість інформації все-таки залишається. Класичні посібники по торгівлі інформацією, як правило, притримуються розглянутої вище схеми встановлення плати за інформацію відповідно до трудових витрат на її здобування і радять не захоплюватися визначенням вартості проданої інформації “по конкретному результату“ (тобто відповідно до суми економії або додаткового прибутку).

Використання інформаційного коефіцієнта корисної дії (ККД) для оцінки інформації.

Потреба в інформації в будь-якій системі (компанії, організації, бізнесу або економіки в цілому) первинна, але необхідний мінімальний обсяг споживаних зведень визначається умовами її виживання - тим максимально допустимим рівнем невизначеності, що вона може собі дозволити, щоб вижити. В цьому випадку обсяг інформації, що отримується системою, повинна визначатися не стільки максимально можливим розміром ресурсів, які вона спроможна виділити на одержання додаткових відомостей, скільки її спроможністю їх сприйняти, осмислити і якісно переробити. Саме ця спроможність - “інформаційний ККД системи“ - обумовлює раціональний розмір ресурсів, що потрібно виділити для придбання додаткової інформації.

Наприклад, припустимо, що існує деяка організація, перед якою стоїть задача спланувати свій бюджет. Керівництво організації з великою часткою впевненості може спланувати (хоча б на рівні простої екстраполяції старих результатів), скільки вона спроможна виробити і продати продукції, розмір прибутку і витрати. Але після затвердження цих статей бюджету піднімається питання, яка частина засобів організації піде на заходи, пов'язані з маркетингом, у тому числі і на одержання інформації? Найчастіше виділяють, користуючи методом екстраполяції - стільки ж, скільки й у минулі періоди часу. При цьому виходять із таких міркувань. Якщо обсяг засобів, що виділяються, зменшити, то очевидно, що інформації для ухвалення рішення не вистачить і організація не зможе функціонувати. Збільшення ж цього обсягу, звичайно, може призвести до успіху, але лише в тому випадку, якщо вся додатково добута інформація буде адекватно сприйнята і перероблена органами управління. Останнє, природно, не означає, що чим більше комп'ютерів у організації, тим вона успішніше переробляє інформацію. Переробити інформацію - це означає перетворити її в щось таке, що сприяє виробленню правильних рішень. Оскільки апарат управління будь-якою організацією має обмежену пропускну спроможність (згадуваний вище “інформаційний ККД“), тоді надлишок інформації – це гроші, викинуті “на вітер“. Тривіальним і, як не дивно, надійним рішенням у таких випадках є залишити все, як є. Можна, звичайно, удосконалювати апарат управління організацією, але чи окупиться це?

Якщо підходити до потреби організації в інформації, як до функції спроможності її переробки, то поняття “вартість інформації“ і відповідно “ціна інформації“ одержують дещо інший зміст. Ціною інформації в такому випадку буде той параметр, що характеризує її важливість для споживаючої системи. Критерієм важливості в цьому випадку виступає не економія від використання добутої інформації, не додатковий прибуток від її застосування, а те, наскільки вона ефективно може бути перероблена в системі. Природно, що такий критерій задається самою системою, тим, наскільки добре вона пристосована до переробки інформації.

Звичайно вважається, що ефективніше замовляти або одержувати готові результати маркетингових досліджень, ніж самому їх проводити. Аргументом на користь такої думки є твердження, що спеціаліст, що займається маркетинговими дослідженнями, краще знає методику їх проведення й ефективніше може їх організувати. Але це означає, що система управління замовника погано пристосована до переробки інформації, тобто що організація, яка володіє вихідною “сировиною“ для обробки, просто не спроможна відсівати зайву інформацію, що надійшла на переробку, чи з достатньою якістю, чи в необхідні терміни. Спеціаліст ж є тією “системою“, що знає технологію відсіву зайвої й об’єднання необхідної інформації, тому його робота ефективніша.

Таким чином, можна зробити такі висновки. По-перше, коли система спроможна достатньо гнучко перебудовувати свої процеси переробки інформації, можливе скорочення її вартості (ефективність переробки буде підвищуватися). По-друге, така перебудова системи можлива і доцільна лише в тому випадку, коли розроблені універсальніші правила, відповідно до яких варто переробляти інформацію без застосування додаткових сил і засобів. Організації, що зможуть організувати свій процес управління таким чином, без сумніву, одержать значні переваги.

Модель сукупної вартості володіння інформаційними технологіями (Total Cost of Ownership).

Для прикладу розглянемо визначення вартості інформаційних технологій, які пропонують фірми MicroSoft  і Interpose. Принципи формування їх ціни базуються на таких позиціях:

·        Рішення про інвестиції в інформаційні технології приймаються, виходячи з економічної доцільності, яка визначається вигодою, ризиком та затратами.

·        Ріст затрат веде до пропорційного підвищення ефективності праці співробітників та гнучкості.

·        Надмірна економія веде до збільшення часу простоїв і числа звертань за технічною допомогою.

·        Як правило, оцінюються середні затрати організації для конкретного середовища у порівнянні з середньогалузевими на одного клієнта.

Підхід фірм MicroSoft  і Interpose припускає, що витрати на програмно-апаратні засоби пов’язані з статтями затрат на технічну підтримку, навчання і простої. Допустимо, що модель сукупної вартості володіння інформаційною системою дозволяє виміряти цей показник  і напряму використовувати його для розробки дійових планів покращання структури витрат на інформаційні технології. Суть наповнення цієї моделі включає такі складові етапи:

·        Аналізуються складові затрат для кожного типу фондів (комп’ютерної техніки та засобів зв’язку).

·        Здійснюється класифікація фондів (по типах комп’.терів. по видах операційних систем і т.д.).

·        Враховуються всі особливості кожного типу фонду.

·        Загальні витрати на інформаційні технології діляться на дві групи: прямі і непрямі затрати.

Прямі витрати охоплюють:

·        Апаратно-програмні засоби (капітальні вкладення і відрахування по ліцензіях на нові системи, модернізацію і обновлення).

·        Підтримку функціонування (служба технічної підтримки, навчання, матеріально-технічне постачання, договори на обслуговування і підтримку, накладні витрати).

·        Поточний супровід (створення прикладних пакетів, тестування і підготовка документації, в тому числі нових проектів, адаптація до вимог замовників та обслуговування).

·        Оплата комунікаційних засобів (виділених ліній зв’язку і доступу до серверів інформаційних сховищ)

Непрямі витрати (кінцеві користувачі здійснюють підтримку самостійно і один одному):

Зв’язані з кінцевими користувачами (самодопомога, звертання до колег, нерегулярне вивчення певних матеріалів)

Простої (втрати пов’язані з плановими і вимушеними ремонтами).