Фактори сприяння впровадженню та інтеграції інформаційних технологій.

Розробці та впровадженню інформаційних систем менеджменту сприяють наступні аспекти:

·     здешевлення автоматизованих функцій обробки інформації;

·     зростання продуктивності і потужності комп’ютерної техніки, що дозволяє створювати ефективні програмні засоби з елементами штучного інтелекту;

·     посилення комунікативності обчислювальних засобів, створення розподіленої мережі обробки даних, що забезпечує кращу живучість і оперативність інформаційних систем, а також гнучкість пристосування до конкретних умов;

·     поява широкого класу компактних обчислювальних пристроїв, які можуть працювати, як на робочому місці експерта, так і в складі технологічного обладнання.

З іншої сторони на потреби організацій в інформаційних системах менеджменту впливають напрямки розвитку підприємництва в світі. Створення всесвітньої інформаційної системи, міжнародний поділ і кооперація праці, еволюція центрів світової економіки, економічна інтеграція перетворюють всю структуру світового господарства. Тому конкуренція на основі співробітництва стає все важливішою для прийняття рішень в підприємництві. Можна навести наступні причини цього процесу:

1)  Відомі організації, як правило, вже цілком визначили власні позиції на локальному або внутрішньому ринку. Об’єктом їх уваги здебільшого став світовий ринок. Для цього навіть великі організації потребують спільників. Одним із способів гарантування такої кооперації є спільні підприємства, число яких безупинно зростає (наприклад, у 80-ті роки у США створювалось у два рази більше, ніж у 60-роки);

2)  Продукти і послуги все більше стають більш наукомісткими і базуються на інтенсивному використанні інформації. Такі продукти найкраще створюються в атмосфері співробітництва, в якій знання активно поширюються, а не старанно зберігаються;

3)  Як правило, нові продукти і послуги охоплюють весь портфель технологій, а не тільки якусь одну - головну. В зв’язку з цим можна назвати небагато підприємств, які володіють достатньо широкими знаннями і досвідом в сфері їх компетенції, щоб використовувати в себе всі необхідні технології. Тому потрібно співробітництво. Україна має для цього достатньо розвинуті наукові організації, кваліфікований персонал і низьку заробітну плату працівників, що є додатковою конкурентною перевагою.

Трансформація економіки України призвела до орієнтації господарських підприємств на широке використання економічної інформації, що спричинило пропозицію інформаційних продуктів і послуг та появу інформаційних підприємств.

Переваги впровадження інформаційних систем менеджменту.

Ефективне застосування в цілому інформаційних систем менеджменту залежить від можливостей використовуваних апаратних засобів та програмного забезпечення, а також підготовленості персоналу для використання інформаційних технологій.

Сучасні розробки інформаційних систем менеджменту просуваються вперед досить успішно, використовуючи останні досягнення в галузі технологій інформаційних систем та комунікацій. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали задовольняти зростаючим вимогам до забезпечення інформацією своїх споживачів.

Використання різноманітних форм автоматизації управлінської праці змінює основні компоненти системи управління та забезпечує якісно нові функціональні можливості роботи адміністративно-управлінського персоналу. Однак важливо не переоцінювати роль управлінсько-інформаційної техніки. Вона виконує лише функції забезпечення процесу прийняття рішення на підставі деякої інформації. Головні напрямки робіт в галузі автоматизації менеджменту виявляються в організаційній, соціальній, кадровій перебудові управлінської діяльності.

Отже необхідно виділити основні переваги для організацій, які їм надає використання передових інформаційних технологій в управлінні. Так, застосування сучасних засобів міжособистого зв’язку та обробки інформації у повсякденній роботі менеджерів дозволяє значно скоротити витрати на рутинну та малоефективну роботу і підвищити ефективність ділових переговорів. Важливе значення в автоматизації менеджменту має передача інформаційних масивів. Передача великих інформаційних потоків на значні відстані здійснюється з допомогою різноманітних видів ліній зв’язку. Впровадження інформаційних систем менеджменту надає можливість розглядати проблеми у взаємопов’язаному комплексі і підняти ефективність праці менеджерів на якісно новий рівень, який дозволить чіткіше та точніше дотримуватися загальної політики та стратегії організації, а також загальноприйнятих правил та нормативів, з більшою ефективністю управляти персоналом на основі підтримання найтісніших зворотних зв’язків, розумно ставитися до ризику на основі методів глибокого аналізу проблеми, використовуючи інформаційне середовище організації, ефективно організовувати колективну працю.

Зокрема, менеджери вищої ланки зможуть ширше та чіткіше окреслювати перспективи на основі глобальної інтелектуальної обробки інформації. В свою чергу, менеджери нижчих ланок розширять свої повноваження за рахунок автоматичного узгодження їхніх рішень в інформаційній системі менеджменту без вимушеного погодження на вищих ланках управління. Створюються нові горизонти для ефективної співпраці, оскільки з одного боку забезпечуються можливості на якісно вищих рівнях представляти чи передавати інформацію (відеоінформацію, гіпертексти, мультимедіа), а з другого зникають бар’єри віддалі, оскільки зникають проблеми з’єднання і передачі інформації без спотворень.

Сучасні інформаційні системи менеджменту, як правило, працюють в масштабі реального часу, супроводжуючи певні процеси. Це означає, що процес відображення інформації проходить динамічно і при цьому забезпечується достатній запас часу для вчасного прийняття оптимальних рішень користувачем.

Перелік можливих переваг інформаційної системи менеджменту.

З ускладненням об’єкту управління і посиленням впливу факторів зовнішнього середовища інформаційні системи менеджменту сприятимуть:

¨  створенню ефективних людино-комп’ютерних систем прийняття рішення на основі поточних даних інформаційного поля;

·     створенню реальної інформаційної основи для прийняття оптимальних рішень шляхом забезпечення вчасності подання, достовірності та повноти інформації як про внутрішню діяльність, так і про зовнішні фактори, пов’язані з цією діяльністю;

·     проведенню ненав’язливого контролю за діяльністю всіх ланок працівників сфери менеджменту, планування їх роботи і вчасної оцінки результатів;

¨  об’єднанню в єдиному інформаційному полі підприємства класичних напрямків управлінської діяльності: виробничого, організаційного, маркетингового, фінансового, бухгалтерського, кадрового та проектно-конструкторського;

¨  зростанню ефективності управління шляхом збільшення прямих витрат часу працівників управлінського апарату безпосередньо на виконання задач аналізу за рахунок зниження затрат на неефективну (очікування зустрічей, переміщення) та малоефективну діяльність (збір та обробку інформацію);

¨  спрощенню доступу до даних інформаційного поля таким чином, що це не вимагає спеціальної перепідготовки керівного складу підприємства для користування, з однієї сторони, та впорядкуванню цього доступу та забезпечення захищеності даних з іншого боку;

¨  підвищенню продуктивності праці, як за рахунок прискорення технологічного процесу, так і за рахунок швидкості та гнучкості переналадки на нові види виробів і нові режими операцій;

¨  розширенню номенклатури існуючих виробів або виконуваних робіт при одночасному зростанні міри змінності номенклатури виробів;

¨  зростанню різноманітності варіантів можливої поведінки організаційно-технічної структури, який обумовлюється переносом багатьох питань управління з верхніх рівнів на нижчі.

¨  розширенню активної сфери управлінської діяльності, як всередині підприємства (в тому числі на дочірніх організаціях, розташованих на периферії), так і в операціях ззовні за допомогою прискорення обміну інформацією та усунення проміжних ланок управління через організацію прямого, своєчасного доступу до інформаційного продукту (наприклад, точної інформації про хід виробничого процесу розгорнутої в часі);

¨  кращу координацію внутрішньої діяльності шляхом оперативного розповсюдження більш інформативних та наочних засобів відображення і прийому-передачі повідомлень, що в свою чергу забезпечить ефективнішу взаємодію підрозділів - суміжників;

¨  виділення необхідного і неперервного часу для менеджерів всіх ланок на такі високоефективні види діяльності, як аналіз та прийняття рішень за рахунок економії малопродуктивної діяльності;

¨  використання якісно кращої технології системного аналізу та проектування оперативного управління на нижній та середніх ланках управління виробництвом.

Рекомендації формування інформаційної системи менеджменту.

Суттєвим фактором позитивної динаміки в діяльності організації може стати перебудовуваний господарський механізм у відповідності з ринковими умовами, який еволюціонує в сторону збільшення самостійності і відповідальності всіх ланок управління організацій. Очевидна об’єктивна необхідність у якісно кращій технології системного аналізу і проектування діяльності організації обумовлена з одного боку ускладненням керованого об’єкту та режиму його функціонуванням, а з другого - суттєвим посиленням потенційних можливостей засобів інформаційних технологій. Прискорення комп’ютеризації процесів управління визначає нові вимоги до комп’ютеризації процесів проектування самих інформаційних систем менеджменту. Ускладнення об’єкту управління (конкретної організації) та режиму його функціонування призводить до невпинного зростання складності структури інформаційних систем менеджменту, більшої динамічності змін інформаційних баз та гнучкості використовуваних алгоритмів управління. При цьому основний акцент при розробці інформаційних систем менеджменту ставиться вже не на першочергове скорочення термінів проектування, а на забезпечення їх достатньої адекватності та гнучкості у відповідності з динамікою розвитку організації.

Особливості управління розвитком інформаційної системи менеджменту в організації.

Під час проектування комплексної інформаційної системи менеджменту насамперед необхідно уникнути наступних двох помилок:

1.   Багато організацій, прагнучи знайти кращі рішення для комп’ютеризації кожного з напрямків діяльності кінець кінцем після довгої і кропіткої роботи по аналізу ринку, вибору і впровадження систем, отримують настільки різноманітний системний ландшафт, що він не піддається управлінню. Всі системи, які, так добре вирішують задачі в своїй ділянці, не можуть подати загальну картину, і не враховуючи стану решти систем. Одною з важливих умов для комплексного вирішення проблеми автоматизації є розгляд підприємства, як одного цілого, тобто створення однієї комплексної моделі, що відображає основні і допоміжні види діяльності. Нерідко також трапляється, що системи, які використовуються на підприємствах, не є перешкодою на шляху гнучкої адаптації їх до зміни зовнішніх і внутрішніх умов. Хоча в більшості випадків багаточисленні системи різних виробників або власної розробки не в стані взаємодіяти один з одним, тобто обмінюватися інформацією.

2.   Часто одні і ті ж дані вводяться в різні системи по декілька разів. В кращому випадку передача даних проходить за допомогою інтерфейсів, але це ускладнює і часто виключає роботу в реальному часі. Тобто існує проблема представлення актуальних і коректних даних “в даному місці в даний час”. Крім цього, існують прикладні програми, які можуть в кращому випадку відображати існуючі застиглі структури і бізнес-процеси, не маючи можливості швидко переналагоджуватися. Маючи різні системи і не маючи стратегії їх розвитку і впровадження, дуже важко і довго вносити в ці системи узгоджені зміни. Численні інтерфейси також є “вузьким місцем” такої системи, яка розвивається стихійно.

Питання постійного розвитку інформаційної системи менеджменту в організації повинно знаходитись під постійною увагою з боку керівництва. Важливими завданнями системи управління розвитком інформаційної системи менеджменту в організації є такі:

·     визначення основних напрямків розвитку системи збору, обробки і збереження первинних даних;

·     визначення основних напрямків розвитку технології обробки інформації;

·     координація діяльності по збору і обробці даних різноманітних звітів на вищому рівні управління і у виробничих підрозділах з метою підвищення якості і своєчасності поступлення оперативної інформації по організації в цілому;

·     застосування сучасних методів прогнозування розвитку організації на моделях її складових підсистем та системи в цілому на основі ретроспективного аналізу та вивчення процесів, що протікають в системі під впливом об’єктивних законів.

Практично всі підприємства та організації України знаходяться у важкому економічному становищі. Але, якщо мати на увазі неминучість процесу оздоровлення вітчизняної економіки взагалі, розвиток оптового ринку і майбутню конкуренцію виробників, необхідно вже зараз, одночасно з проведенням технічного переоснащення, розпочинати роботи по впровадженню інформаційних систем управління економічно-господарською діяльністю. На Україні ще збереглися цілі наукові школи з кваліфікованими спеціалістами, які, нехай і на імпортній техніці, але можуть розробляти і впроваджувати інформаційні системи менеджменту високого класу. Згадати про це слід також і з економічних міркувань: не кожне підприємство може дозволити викласти чималу суму за встановлювану систему західної фірми, вартість якої складає сотні тисяч доларів.

Невірно вибрана концепція розвитку інформаційної інфраструктури може привести до необгрунтованих витрат коштів, наприклад, через несумісність окремих інформаційних технологій. Розглянутий підхід повинен передбачати: - обгрунтування важливості, яку матимуть інформаційні технології для досягнення довготривалого успіху; - визначення шляхів, що забезпечать використання технології, як складового компоненту управління; - розробку раціонального аналітичного підходу до планування розвитку інформаційних технологій. Отже, вміло скерована, селективна і логічно обгрунтована організаційна робота консультативної групи експертів може сприяти підвищенню ефективності роботи організації в цілому, що приведе, як до збільшення чистого прибутку і до утвердження організації на ринку, так і до підвищення продуктивності праці працюючих в організації. Саме управління інформаційними технологіями в організаціях дозволяє одночасно досягнути на перший погляд ніби суперечливих цілей - високої якості та низьких затрат. Адже впровадження інформаційних технологій, при умові систематичної уваги до них, відкриває широкі можливості у напрямках скорочення затрат та підвищення якості продукції. Розглянутий підхід до управління інформаційними технологіями в Україні є найбільш прийнятливим та актуальним, оскільки він сприятиме ефективному впровадженню інформаційних технологій, при раціональних обсягах капіталовкладень.

Рекомендації для впровадження інформаційної системи менеджменту в організації.

Впровадження інформаційної системи менеджменту в конкретній організації вимагає проведення значних обсягів робіт. Наближений перелік етапів, що передують впровадженню інформаційних систем полягає в наступному:

1.   Визначення вимог до збереження інформації і її характеру в залежності від цілеспрямованості.

2.   Розробка системи збереження, використання і представлення інформації при централізованому і децентралізованому управлінні.

3.   Визначення потреб в технічних засобах (в тому числі, в комп’ютерній техніці) на підприємстві в цілому і в кожному його підрозділі.

4.   Розробка програмного забезпечення, створення і апробація системи збереження та обробки інформації.

5.   Проведення багатоваріантних розрахунків в процесі розробки спеціалізованих програм маркетингу, планування, контролю, збору і обробки цифрової інформації та інших.

6.   Забезпечення автоматизованої обробки і видачі текстової та графічної інформації.

7.   Забезпечення копіювальними пристроями, телексами, всіма засобами зв’язку і комунікацій в рамках організації і її окремих підрозділів.

8.   Автоматизація адміністративно-управлінської праці на основі використання сучасних інформаційних технологій.

Під час створення інформаційної системи, на стадії технічного проектування одним з найважливіших етапів, який виконується з активною участю користувача, є розробка постановки задач для ав­томатизованого розв'язання. Результати цієї роботи подаються у ви­гляді документа «Опис постановки задачі». Відповідно до Держ­стандарту РД 50-34.698-90 цей документ вміщує такі розділи:

1. Характеристика комплексу задач:

1) призначення комплексу задач;

2) перелік об'єктів, при управлінні якими вирішують комплекс задач;

3) періодичність і тривалість рішення;

4) умови, за яких припиняється рішення комплексу задач автома­тизованим способом;

5) зв'язки даного комплексу задач з іншими комплексами (задачами);

6) посади осіб та (або) найменування підрозділів, які визначають умови і часові характеристики конкретного рішення задачі;

7) розподіл дій між персоналом і технічними засобами при різ­них ситуаціях рішення комплексу задач.

2. Вихідна інформація.

2.1. Перелік та опис вихідних повідомлень.

2.2. Перелік та опис структурних одиниць інформації вихідних повідомлень, які мають самостійне смислове значення.

3. Вхідна інформація.

3.1. Перелік та опис вхідних повідомлень.

3.2. Перелік та опис структурних одиниць інформації вхідних повідомлень, які мають самостійне смислове значення.

Постановка економічної задачі для автоматизованого розв'язан­ня супроводжується алгоритмом, який відображає логіку розв'язан­ня задачі та спосіб формування вихідних даних. Документ «Опис алгоритму» (РД 50-34.698-90) вміщує: перелік масивів інформа­ції, що використовуються при реалізації алгоритму і формуються в результаті його реалізації; математичний опис і алгоритм розв'язан­ня, який може бути виражений графічно (у вигляді схеми), у вигляді тексту або таблично. Математичний опис подається за допомогою формул розрахунків.